Consultoría para la evaluación externa del proyecto “elsah”, orientado a mejorar la cadena de suministro en el sector humanitario en Colombia

FECHAS: 1 DE ABRIL – 31 DE JULIO DE 2025

gerente de la evaluación: ÁNGELA CASAS – GERENTE DE PROYECTO

base: bogotá d.c. – colombia

1 Información de contexto

1.1 Antecedentes del contexto

En agosto de 2023, el Consejo Noruego para Refugiados (NRC) inició un proyecto financiado por la Unión Europea, que consiste en desarrollar una plataforma que permita optimizar los procesos logísticos del sector humanitario en Colombia. La intervención se centra en buscar eficiencias, mejorar la rendición de cuentas y aumentar la efectividad de la respuesta humanitaria cuando las organizaciones no gubernamentales internacionales (ONGI) y nacionales (ONGN) compran bienes y servicios en el mercado colombiano, a través de la creación de una plataforma nacional para las ONG y sus proveedores. La plataforma debe satisfacer las necesidades de las organizaciones participantes y fortalecer la capacidad de las propias organizaciones y sus socios locales, de modo que los usuarios (organizaciones y proveedores) encuentren en ella una oportunidad confiable para obtener mejores y más variadas ofertas del mercado local. De esta manera, el proyecto busca lograr eficiencia en la asignación de recursos, aumentando la disponibilidad de ayuda para la población necesitada de asistencia humanitaria, mejorando la rendición de cuentas y mitigando los riesgos de corrupción.

Basado en la experiencia de las organizaciones participantes y su amplia cobertura nacional, el proyecto tiene como objetivo mejorar la eficiencia y efectividad de la asistencia humanitaria reuniendo fortalezas, compartiendo experiencias y buenas prácticas para mejorar la cadena de suministro humanitario. Los recursos destinados para la logística en las ONGs son representativos del mercado colombiano, y la creación de redes entre organizaciones puede mejorar su poder de negociación de tal manera que se encuentren nuevos y mejores proveedores y se optimice la respuesta hacia a los participantes.

El proyecto se fundamenta en las sinergias desarrolladas dentro del Grupo de Trabajo de Logística en Colombia, del cual NRC forma parte, junto con las otras ONGIs[OS1] participantes de este proyecto, entre las cuales se destacan la Federación Luterana Mundial – FLM, Humanitarian Logistics – hulo, la Cruz Roja Colombiana – CRC, el Consejo Danés para Refugiados – DRC, Humanity & Inclusion – HI, y el Comité Internacional de Rescate – IRC , en cuyas reuniones se ha demostrado explícitamente la necesidad de fortalecer la coordinación entre los actores humanitarios con el fin de mejorar la forma en que las ONGI y las ONGNs adquieren bienes y servicios en el mercado colombiano.

El proyecto inició con una fase de diagnóstico, que recogió las necesidades y retos de las organizaciones participantes frente a los procesos logísticos. Con base en los resultados del diagnóstico, se formularon las funcionalidades a implementar durante la fase de desarrollo. En esta etapa de la fase de desarrollo, la plataforma se estará presentando para pruebas con los usuarios finales: organizaciones humanitarias y proveedores.

Si bien el proyecto empezó en agosto de 2023, fue hasta diciembre del mismo año que el equipo se conformó y se pudo dar inicio formal al proyecto. La fecha de finalización de este es el 31 de julio 2025. Dentro de las actividades contempladas en el proyecto está la evaluación por parte de un equipo externo, que apoyó en recopilar los principales aciertos y retos durante la ejecución del proyecto, y qué acciones se podrán tomar en futuras etapas del mismo.

1.2 Actividades y presencia del NRC

NRC ha estado operando en Colombia desde 1991, implementando con éxito programas multisectoriales de respuesta humanitaria en todo el país. Actualmente, tiene cobertura a nivel nacional y una capacidad considerable para trabajar con personas afectadas por el conflicto y otras crisis migratorias presentes en los centros poblados. Además, puede llegar a comunidades en áreas de difícil acceso para asistir a población desplazada interna y a personas con restricciones a la movilidad y/o confinadas.

NRC ha desarrollado experiencia tanto a nivel global como nacional en la provisión de respuesta a emergencias, servicios educativos, acceso a servicios legales y de protección, alojamiento e infraestructura, agua segura, saneamiento básico, asistencia alimentaria y medios de vida. Esto se complementa con el desarrollo y fortalecimiento de las capacidades de las entidades del Estado relevantes y las comunidades. En Colombia, cuenta con una Oficina País ubicada en Bogotá, y tres Oficinas de Área (Occidente, Nororiente, Centro-URR) responsables de la implementación de programas y proyectos en zonas asignadas específicas.

Para dar apoyo a programas, NRC integra la logística como una unidad de trabajo estructurada, con un equipo que brinda línea técnica a toda la operación en cabeza de la Gerencia de Logística, y con equipos en cada una de las oficinas que hacen parte de la operación Colombia, Ecuador y Panamá, que se encargar de gestionar las compras y contrataciones para las acciones en terreno. NRC cuenta con un Manual de Logística a nivel global (Logistics Handbook) y procedimientos operativos estándar adaptados a las particularidades de cada operación.

1.3 Intervención de NRC específica a ser evaluada

El proyecto elsah (estrategia logística sobre ayuda humanitaria), financiado por la Unión Europea (ECHO), surge de la necesidad de mejorar la eficacia, eficiencia y rendición de cuentas en los procesos logísticos humanitarios en Colombia, tanto para organizaciones no gubernamentales (ONG) internacionales, nacionales y sus proveedores. La iniciativa se centra en el desarrollo y lanzamiento de una plataforma digital para ONGs y proveedores. El objetivo de esta plataforma es proporcionar una herramienta confiable para publicar y obtener ofertas más variadas y competitivas del mercado local, y mantener actualizada la información de contacto de los proveedores.

El objetivo general del proyecto es fortalecer la cadena de suministro del sector humanitario en Colombia, asegurando la rendición de cuentas.

El objetivo específico del proyecto es contribuir a la armonización y digitalización de la cadena de suministro en el sector humanitario en Colombia a través de la creación de una plataforma digital para la gestión de procesos, e incluyendo el fortalecimiento en habilidades mínimas para organizaciones y proveedores. Este objetivo se medirá como el incremento en porcentaje de la rendición de cuentas en la cadena de suministro en el sector humanitario.

2 Propósito de la evaluación y uso previsto

2.1 Propósito general

El propósito general de la evaluación es evaluar el proceso que ha llevado a cabo el equipo para el desarrollo del proyecto y el alcance e impacto de la plataforma que se está desarrollando en las organizaciones y proveedores participantes.

Dentro de los objetivos específicos están:

• Medir la satisfacción de la implementación de la plataforma “elsah”, teniendo como referencia la medición de los indicadores del proyecto y la línea base identificada en el diagnóstico.
• Valorar la pertinencia de la herramienta frente a las necesidades y a los retos identificados en la formulación del proyecto y durante la fase de diagnóstico.
• Identificar elementos de mejora que puedan ser incluidos en versiones posteriores de la herramienta.

2.2 ¿Cómo se usará la evaluación?

En particular, los hallazgos de la evaluación permitirán identificar el nivel de alcance de los objetivos del proyecto y los principales factores que han facilitado o limitado el alcance de los resultados propuestos.

Además, contribuirá a documentar las principales experiencias y facilitar la toma de decisiones en relación con los ajustes necesarios que requiera el proyecto de cara a la fase final de la implementación. Esto incluye consideraciones sobre el plan de trabajo, el cumplimiento de las metas y el uso eficiente de recursos.

Finalmente, se espera que los resultados de la evaluación puedan servir como guía u hoja de ruta para la continuación del pilotaje y la definición de ajustes o mejoras que se deban implementar en futuras fases de la plataforma.

2.3 ¿Quién la utilizará?

La utilizará NRC como líder del proyecto, para conocer los aciertos y oportunidades de mejora dentro de la implementación del proyecto.

También será usada por socios, organizaciones participantes, y otros actores clave del sector (como el grupo de trabajo de logística -GTL) para confirmar la utilidad de la plataforma para resolver los retos identificados, y contar con sustento para realizar gestiones internas que permitan darle continuidad a la plataforma desarrollada en etapas posteriores a este proyecto.

Finalmente, será utilizada por el donante para evidenciar que se hayan alcanzado los objetivos propuestos según los recursos destinados para el proyecto, y contar con elementos que le permitan decidir, con base en el análisis a desarrollar durante la evaluación, la pertinencia de dar continuidad a la plataforma en el marco de nuevas oportunidades.

3. Alcance y líneas de consulta

3.1 Alcance:

1. Fechas de la evaluación: 01 de abril del 2025 al 31 de julio del 2025.

• Cobertura geográfica: Colombia. Contacto virtual con participantes que se encuentran en diferentes regiones del país.
• Donante: ECHO
• Participantes a consultar:
  • Representantes de organizaciones internacionales que estén a cargo de procesos relacionados con la cadena de suministro (mínimo 5)
  • Representantes de organizaciones nacionales que estén involucrados en procesos relacionados con la cadena de suministro (mínimo 10)
  • Representantes de proveedores del sector humanitario (mínimo 50)

3.2 Líneas de investigación

De acuerdo al objetivo general y objetivos específicos, se espera que la evaluación pueda responder las siguientes preguntas orientadoras:

1. ¿Las funcionalidades desarrolladas en la plataforma responden al diagnóstico y a las necesidades identificadas en el mismo?
2. ¿Qué tan probable es que las organizaciones participantes y los proveedores utilicen la plataforma en el futuro?
3. ¿Cuál es el impacto proyectado, en términos de ahorro en tiempo o recursos, para las organizaciones participantes de usar la plataforma para sus procesos logísticos?
4. ¿Qué elementos se deberían contemplar para hacer la plataforma más atractiva para las organizaciones y proveedores?
5. ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para diseñar alternativas de sostenibilidad?

Con respecto a los indicadores relacionados a estas preguntas de investigación, el proyecto cuenta con los siguientes:

1. Porcentaje del incremento en la rendición de cuentas en la cadena de suministro del sector humanitario.
2. Porcentaje de satisfacción con la plataforma.
3. Porcentaje de ONGs y proveedores que están usando la plataforma

4. Metodología

La evaluación del proyecto se hará desde un enfoque integral, utilizando técnicas cualitativas y cuantitativas La metodología propuesta debe incluir:

• Revisión exhaustiva de documentos que aborden los objetivos, productos y resultados del proyecto, así como las conclusiones del diagnóstico y los resultados del análisis de audiencia del proyecto
• Discusiones de Grupos Focales (FGD) con participantes del proyecto (organizaciones y proveedores).
• Entrevistas con Informantes Clave (KIIs): representantes de NRC y con los socios del proyecto
• Observaciones directas del pilotaje de la herramienta

5. Seguimiento a la evaluación y aprendizaje

Los resultados de la evaluación serán utilizados, inicialmente, para reportar al donante los indicadores claves del proyecto. En segunda medida, los resultados servían como insumos para trazar un plan de acción para el futuro de la plataforma y dar continuidad a los esfuerzos por seguir mejorando los procesos logísticos del sector humanitario en Colombia. Finalmente, los resultados sentarán las bases para replicar este ejercicio a nivel de la región, dadas las similitudes en normatividad y procesos en Latinoamérica.

Los resultados serán socializados a nivel internos de NRC, a nivel de socios del proyecto, a nivel de organizaciones y proveedores participantes, y a nivel del donante.

Los resultados de la evaluación serán documentados por el evaluador bajo los lineamientos de NRC para la gestión de evaluaciones y seguidos mediante las siguientes actividades mínimas:

• Las conclusiones se registrarán y se utilizarán para identificar oportunidades de mejora en el soporte logístico a programas.

• Se llevará a cabo una discusión sobre un plan de respuesta a las conclusiones y recomendaciones de la evaluación dentro de un mes después de la finalización del informe de evaluación.

• Se elaborará un plan de difusión para asegurar que el aprendizaje importante se comparta con las partes interesadas internas y externas.

• La gestión de los resultados de la evaluación garantizará la toma de acciones sobre las recomendaciones y la incorporación de aprendizajes a nivel institucional

6. Gestión de la evaluación

La persona responsable de asegurar que la evaluación se lleve a buen término será la gerente del proyecto, quien actuará como gerente de la evaluación. El comité directivo estará conformado por la Jefatura de Soporte, como presidente del comité, la gerencia del proyecto y el gerente MEL de NRC.

El comité directivo supervisará la administración y la coordinación general de la evaluación, incluyendo la supervisión de los avances en la misma. Las principales funciones del comité directivo serán:

1. Validar el plan de trabajo y el cronograma de actividades para la implementación de la evaluación.
2. Realizar seguimiento al progreso de las actividades propuestas para el desarrollo de la evaluación.
3. Revisar y aprobar los productos entregados por el equipo evaluador para la consolidación de la evaluación.
4. Examinar el informe de evaluación del proyecto y formular observaciones al respecto.
5. Hacer recomendaciones al equipo.
6. Establecer una estrategia de difusión y uso de los resultados.

7. Plazo

1. Inicio del contrato: 1 de abril de 2025
2. Fechas clave: revisar numeral 7
3. Plazo máximo para informe final: 31 de julio 2025

8. Equipo consultor para la evaluación

NRC busca consultores con las siguientes habilidades:

1. Persona Jurídica:

• Empresa o firma consultora legalmente constituida en Colombia, con registro vigente en la Cámara de Comercio o entidad competente.
• Capacidad para emisión de facturación legal conforme a la normativa fiscal vigente en Colombia.

2. Experiencia:

• Debe contar con un mínimo de 3 años de experiencia en evaluación de proyectos en sectores humanitarios, desarrollo social o cooperación internacional.
• Experiencia comprobada en evaluación y seguimiento de proyectos de ONGs internacionales y locales, agencias de cooperación, organismos multilaterales o entidades gubernamentales.
• Aplicación de metodologías de evaluación como marco lógico, teoría del cambio, enfoque de evaluación basado en resultados (EBR), entre otras.
• Experiencia en diseño y aplicación de herramientas de recolección de datos (encuestas, entrevistas, grupos focales).
• Capacidad para analizar datos cualitativos y cuantitativos.
• Elaboración de informes técnicos con recomendaciones estratégicas basadas en evidencia.

3. Competencias:

• Análisis crítico y estratégico para evaluar impacto, eficiencia y efectividad de proyectos.
• Redacción de informes técnicos con enfoque estructurado y basado en evidencia.
• Capacidad para presentar encuestas a distintos niveles de stakeholders, desde técnicos hasta tomadores de decisión.
• Trabajo en entornos multiculturales, con experiencia en diferentes contextos geográficos y sociales.