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Administrative and Financial Analyst

United Nations Development Programme

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JOB DETAIL

Background
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche “ne laisser personne de côté” dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes  .
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

1.     Bureau/Unité/Projet (Description) 

Le projet « Promotion des initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du Bassin du Lac Tchad » vise a de promouvoir la mise en œuvre d’initiatives locales et transfrontalières de consolidation de la paix menées par les OSC, conformément aux priorités définies dans les plans d’action territoriaux (PAT). Le projet combine l’expertise des organisations locales de la société civile, les réunissant dans des projets conjoints, et soutient la capacité de ces OSC à concevoir et mettre en œuvre des projets de consolidation de la paix basés sur l’évaluation et les besoins locaux, et fournit un financement de démarrage aux OSC locales sélectionnées pour les projets transfrontaliers et basés sur les PAT.

Le projet contribue directement à quatre piliers de la Stratégie régionale de stabilisation, de relèvement et de résilience des zones affectées par Boko Haram dans la région du Bassin du lac Tchad (RS SRR)[2], à savoir : La sécurité et les droits de l’homme (pilier 2) ; le DDRRR des personnes associées aux groupes armés extrémistes et violents de Boko Haram (pilier 3) ; et/ou la prévention de l’extrémisme violent et la consolidation de la paix (pilier 8), et au pilier sur l’autonomisation et l’inclusion des femmes et des jeunes (pilier 9), qui doivent être intégrés dans toutes les interventions.

Il contribue à l’autonomisation des femmes et des jeunes en encourageant l’engagement et le leadership des organisations dirigées par des femmes et des jeunes à tous les stades du projet. En outre, le genre sera intégré dans la mise en œuvre de toutes les activités car l’intégration du pilier 9 est obligatoire pour toute intervention. Le projet se concentre sur le renforcement des capacités des organisations de la société civile locale et accordera une attention particulière aux organisations dirigées par des femmes et/ou des jeunes.

Cette initiative régionale engage quatre pays de la Commission du Bassin du Lac Tchad, a l’occurrence le Cameroun, le Niger, le Nigeria et le Tchad. Afin d’assurer sa mise en œuvre au Tchad, il est apparu nécessaire de lancer le recrutement de l’équipe de Gestion du Projet A cet effet, un ou une L’Analyste

Administratif(ve) et Financie(e) sera recrute pour soutenir les aspects administratifs et financiers dudit projet.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, le Bureau Pays du PNUD recherche d’un Analyste  a l’Administration et aux Finances

2.     Portée des travaux :

Sous la supervision générale du coordonnateur de la FNS Tchad, L’Analyste Administratif(ve) et Financie(e)  appui à l’analyse du projet et assure la gestion des opérations administratives et financières du projet PBF – Promouvoir les initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du bassin du lac Tchad.

L’Analyste Administratif(ve) et Financie(e) est chargé(e) de l’appui à l’analyse du projet, la gestion administrative, financière et logistique du projet PBF, dans le but de disposer en permanence et à temps des moyens et des ressources nécessaires pour la réalisation des activités du projet. Il/elle établit d´excellentes relations de travail avec les différents responsables au sein du projet afin de permettre la bonne exécution des opérations financières et administratives du projet dans le respect des procédures en vigueur. Ses tâches principales sont :

  • Appui administratif à la Coordination 
  • Gestion financière ;
  • Gestion administrative ;
  • Gestion logistique.
  1. Appui administratif à la Coordination

L’Analyste Administratif(ve) et Financier(e) contribue à la planification stratégique, à la coordination opérationnelle et à la gestion axée sur les résultats du programme et de ses engagements. Ses tâches principales seront les suivantes, sans toutefois s’y limiter :

  • Travaille sous la supervision directe du Coordonnateur de Stabilisation, en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe
  • Fournit un appui technique dans la mise en œuvre des programmes ;
  • Met en œuvre les activités des programmes pour lesquelles des responsabilités lui ont été attribuées conformément au plan de travail annuel ;
  • Contribue à l’analyse de la situation politique/sociale et économique dans les provinces et même dans le pays en lien avec la situation du Bassin du lac Tchad ;
  • Fournit un appui technique et programmatique à l’équipe de projet dans la préparation des plans de travail, des budgets et des propositions dans le processus de mise en œuvre des activités ;

Apporte son soutien à la préparation des documents de partenariat, surveille leur mise en œuvre sur la base des plans d’opérationnalisation et entretient de bonnes relations avec les différents acteurs impliqués ;

  • Organise, facilite et surveille les réunions, les événements et les activités liés à la mise en œuvre du programme ;
  • Veille à ce que les programmes soient mises en œuvre dans les provinces du Lac et Hadjer Lamis conformément au document du programme et aux procédures en vigueur ;
  • Participe activement au processus d’identification d’initiatives et d’approches innovantes pour les populations situées dans les zones d’intervention du programme de stabilisation ;
  • Aide le Coordonnateur Stabilisation à identifier les domaines stratégiques d’appui au PNUD dans les domaines de la stabilisation et de la transition vers le relèvement

2. Gestion financière :

  • Participer à l’élaboration du budget du Plan de Travail Annuel et des plans opérationnels du Projet,
  • Faire le suivi budgétaire,
  • Assister l’analyste finance dans la préparation et suivi des dossiers d’engagement des dépenses et de paiement,
  • Etablir les états financiers, y compris l´état des décaissements,
  • Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans l’élaboration des requêtes de paiement (honoraires et perdiem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre),
  • Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi,
  • Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans l’application des normes et des procédures administratives et financiers, notamment relatives aux requêtes de biens et services,
  • Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet,
  • Assurer l´archivage des documents budgétaires du projet,
  • Faire le suivi des exercices d’audit du projet.

3.  Gestion administrative :

  • Assister le coordonnateur du projet dans la planification, l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus,
  • Contribuer à la rédaction des rapports narratifs et financiers des activités du projet,
  • Gérer l’archivage et le classement des documents de travail du projet, y compris les versions électroniques des documents administratifs et comptables,
  • Participer aux réunions du comité de pilotage du projet,
  • Participer aux missions de terrain dans les zones couvertes par le projet,
  • Tenir et mettre à jour le carnet d’adresse des partenaires du projet.

4. Gestion logistique :

  • Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet
  • Assister l’analyste finance et le coordonnateur du projet dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire,
  • Contribuer à l’organisation des ateliers et des réunions initiés par le projet,
  • Assister à la préparation matérielle des ateliers de formation et les autres activités de renforcement de capacité prévues dans le projet,
  • Contribuer, selon le chronogramme des activités, à l’organisation des missions et des ateliers.

Le titulaire exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

4.           Arrangement Institutionnel

Sous du coordonnateur du projet, L’Analyste Administratif(ve) et Financier(e) a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières du projet PBF – Promouvoir les initiatives de consolidation de la paix menées par les OSC dans la sous-région du bassin du lac Tchad.

Core
Obtenir des résultats    NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante    NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
S’adapter avec agilité     NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination    NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
S’engager et s’associer    NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion    NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area Name Definition
Gestion d’entreprise Satisfaction client/Gestion de la clientèle Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client
Direction et stratégie de l’entreprise Sens des affaires
  • Capacité de comprendre et de gérer une situation commerciale d’une manière susceptible d’aboutir à un bon résultat. Connaissance et compréhension des cadres opérationnels de l’organisation et capacité de faire de bons jugements et de prendre des décisions rapides dans ces cadres.
Administration et opérations Gestion d’actifs
  • Connaissance des politiques et des procédures en matière de PP&E ; capacité de préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l’ERP, effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs
Finance Gestion budgétaire
  • Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe
Finance Comptabilité (général)
  • Connaissance des concepts, principes, réglementations, politiques comptables et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Finance Gestion des risques d’audit
  • Aptitude à traiter les questions soulevées au cours d’un audit et à proposer des solutions afin d’obtenir une opinion d’audit véridique et juste.
Finance Gestion des risques financiers
  • Assurer la résilience financière grâce à l’évaluation proactive des risques, à la mise en œuvre de contrôles et à la prise de mesures d’atténuation. Comprend les risques et les avantages liés aux projets collaboratifs et commerciaux. Assure une culture de gestion positive des risques

Please refer to the competency framework site for the entire list of competencies and further explanations. 

5.     Qualifications minimales de la NPSA réussie

Min. Academic Education
  • Un diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en finance/comptabilité,  en administration des affaires, gestion de programme, en administration publique, ou tout autre domaine connexe est requis, Ou
  • Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) dans l’un des domaines sus cites sera dument pris en considération mais pas un requis
  • Dans les deux cas, une qualification professionnelle en comptabilité délivrée par un institut de comptabilité internationalement reconnu serait un atout.
Min. years of relevant Work experience 
  • Les candidats titulaires d’un Master (ou équivalent) dans un domaine d’études pertinent ne sont pas tenus de posséder une expérience professionnelle.
  • Les candidats titulaires d’une licence (ou équivalent) doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente dans la fourniture de services de gestion financière et/ou la gestion du personnel et des systèmes opérationnels.
Required  skills and competencies
  • Expérience de l’utilisation d’ordinateurs, de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.).
  • Avoir une bonne expérience dans au moins un des domaines suivants : l’administration, logistique et finances.
  • Bonne connaissance/expérience de progiciels de bases de données et de systèmes de gestion de logiciel de comptabilités et de finances tels que les ERP.
Desired additional skills and competencies
  • Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets
  • Expérience dans le domaine de l’analyse financière et administrative
  • Maîtrise/expérience des outils de gestion financière et comptable
  • Expérience dans un contexte de crise ou de post-crise
  • Expérience dans la coordination/gestion de projet est un atout
  • Une expérience antérieure avec une agence des Nations Unies, ou autres organisations internationales ;
  • Une connaissance prouvée des normes IPSAS et/ou IFRS
Required Language(s) (at working level)
  • Parfaite maîtrise du Français oral et écrit.
  • Bonne connaissance de l’anglais est un atout.
Professional Certificates N/A

Disclaimer

Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou de l’aide pour demander la nationalité américaine. Il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration pour toute demande.
Informations sur le ROSTER des candidats du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.
Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur qui prône l’égalité des chances et l’intégration et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité sexuelle, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
Avertissement en cas d’escroquerie
 Les Nations unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, n’en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web

Chad, N’Djamena

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