Administrative Assistant, GS5, Bamako, Mali, Temporary Appointment, 8 mois #136762

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés.

Pour sauver leur vie, pour défendre leurs droits, pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous œuvrons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Visit our website pour mieux apprendre sur notre travail à l’UNICEF.

Pour chaque enfant un avenir

Sous la supervision et l’orientation de l’Administrative Associate – Services Généraux, l’Assistant Administratif est chargé d’exécuter un large éventail de tâches de routine pour le Bureau Pays. Ce poste permettra d’apporter des améliorations dans le front desk de l’UNICEF Mali.

Comment vous pouvez faire la difference?

L’Assistant administratif est chargé de la gestion des flux entrants et sortants du bureau de Bamako.  

1. Fonctions clefs
   1. Gestion du courrier physique et électronique
   2. Gestion du registre numérique des courriers
   3. Assistance des visiteurs physiques et virtuels 
   4. Archivage des documents physiques et virtuels 
   5. Appui à la Section Santé
   6. Appui à la Représentation en cas de besoin

2. Responsabilités et tâches connexes
   1. Réceptionner les courriers physiques et par email (lettres, courriels, colis), réponse aux appels téléphoniques, Teams ou autres applications à cet effet ou les transférer aux personnes appropriées
   2. Procéder à l’identification des courriers : vérifier la conformité et l’intégrité ; Procéder au tri et transmission selon l’organisation mise en place ou les destinataires indiquées en fonction de la nature du courrier tout en alertant les équipes des courriers importants ou des communications critiques
   3. Préparer et dispatcher dans les délais, les courriers sortants de la Représentation après traitement
   4.  Respecter les procédures de sécurité pour le traitement des informations confidentielles
   5. Assurer les démarches administratives de la section sante dans la réponse à l’épidémie de la rougeole et de la vaccination en général.
   6. Assurer l’expédition des lettres, tous documents, colis tout en priorisant les courriers urgents 
   7. Documenter et mettre à jour le SharePoint des différentes unités de la section sante          incluant l’immunisation, la sante communautaire, la sante de la mère, de nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent ainsi que la préparation et la réponse aux épidémies.
   8. Tenir un registre numérique chronologique des numéros des courriers sortants (lettres, notes verbales, ordre de mission dans SharePoint)
   9. Procéder à un archivage tant traditionnel que numérique des documents physiques et virtuels selon les politiques du bureau
   10. Collaborer avec l’ensemble des sections et programmes pour assurer une communication efficace
   11. Alerter les équipes des courriers importants ou des communications critiques
   12. Participer à l’amélioration des processus de gestion du courrier et tout autre tâche dans le domaine en fonction des besoins de l’Organisation

Pour être qualifié comme un défenseur de chaque enfant, vous devez avoir:

EDUCATION : Le baccalauréat, diplôme de l’enseignement secondaire est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le domaine de travail.

EXPERIENCE REQUISE : Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de l’Administration d’une manière générale, ou de la gestion des courriers d’une manière spécifique est requise.

Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et éventuellement une application de gestion de courrier.

Une expérience pertinente au sein d’une agence ou d’une organisation du système des Nations unies est considérée comme un atout.

LANGUE : La maîtrise du français et un niveau basic de l’anglais est requis. La connaissance d’autres langues nationales du pays (Bambara, Songhaï, Soninke, Peulh …) est un atout

Désirable:

Expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou connaissance des situations d’urgence. Expérience professionnelle dans un pays en développement et/ou connaissance des situations d’urgence.

Pour chaque enfant vous demontrez …

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir la bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité, sont à la base de tout ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs : Valeurs de l’UNICEF

L’UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous horizons à postuler.

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative

Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez cliquer here.

L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel doit refléter la diversité de ces enfants. L’UNICEF s’est engagé à inclure tout le monde, indépendamment de la race/l’ethnie, de l’âge, du handicap, de l’identité sexuelle, de l’orientation sexuelle, de la religion, de la nationalité, de l’origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous proposons un large éventail de mesures visant à inclure une main-d’œuvre plus diversifiée, comme le congé parental payé, les heures pour allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

Selon la Convention des Nations unies relative aux droits des personnes vivant avec handicap (UNCRPD), les personnes vivant avec handicap comprennent celles qui présentent des déficiences physiques, mentales, intellectuelles ou sensorielles durables qui, en interaction avec diverses barrières, peuvent faire obstacle à leur pleine et effective participation à la société sur la base de l’égalité avec les autres. Dans sa politique et sa stratégie d’inclusion des personnes vivant avec handicap 2022-2030, l’UNICEF s’est engagé à augmenter le nombre d’employés vivant avec handicap d’ici 2030. À l’UNICEF, nous prévoyons des aménagements raisonnables pour répondre aux besoins de soutien liés au travail des candidats et des employés vivant avec handicap. L’UNICEF a également mis en place un service d’assistance à l’accessibilité afin de renforcer l’accessibilité physique et numérique. Si vous êtes un candidat vivant avec handicap et que vous avez besoin d’un soutien en matière d’accessibilité numérique pour remplir le formulaire de candidature en ligne, veuillez soumettre votre demande par le biais du bouton d’accessibilité par courriel sur la page Web des carrières de l’UNICEF Accessibilité jobs-near-me.org UNICEF.

L’UNICEF n’engage pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires pour la vérification de leurs antécédents, et les candidats vivant avec handicap sélectionnés peuvent être invités à soumettre des documents justificatifs relatifs à leur handicap de manière confidentielle.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à un certificat médical.  La délivrance d’un visa par le pays d’accueil du lieu d’affectation est requise pour les postes IP et sera facilitée par l’UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences vaccination, notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné(e) comme requis, soit recevoir une exemption médicale de la part du département concerné de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques:

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les femmes qui remplissent les conditions requises sont encouragées à postuler.

Les fonctionnaires qui envisagent de travailler pour l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur poste gouvernemental avant d’accepter un emploi à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou un certificat médical n’est pas obtenu, ou si les vaccinations nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable, quelle qu’en soit la raison.

L’UNICEF ne facture pas de frais de dossier à aucun stade de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c’est-à-dire au stade de la candidature, de l’entretien, de la validation ou de la nomination et de la formation). L’UNICEF ne demandera pas d’informations sur le compte bancaire des candidats.

Tous les postes de l’UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations supplémentaires sur le travail à l’UNICEF sont disponibles ici.