Analyste Administratif

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents 

Job Purpose and Organizational Context

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.

L’Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l’engagement de ne laisser personne de côté reflètent l’interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l’aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l’urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d’autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, COVID.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l’Agenda 2030 pour le développement durable et à l’engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps. 

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s’attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d’autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et d’une mauvaise santé, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également, par son rôle de coordination et de rassemblement, à rassembler de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM la proposition de valeur du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l’investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l’approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d’une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l’information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Au sein du groupe HHD, l’équipe du Partenariat et des systèmes de santé du Fonds Mondial (GFPHST) est une équipe dédiée qui fournit un soutien aux bureaux de pays du PNUD dans la mise en œuvre de programmes de santé et de développement.

Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et Tuberculose financé par le Fonds Mondial au Congo pour la période du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, y compris les programmes de lutte contre la maladie, la centrale d’achat CAMEPS, les ONG, les partenaires techniques et les agences du Système des Nations Unies. La gestion du programme se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le FM, en collaboration avec les parties prenantes nationales, et en étroite coordination avec le FM (y compris l’agent local du Fonds), le CCN (Instance de coordination nationale), les partenaires techniques et agences des Nations Unies, l’équipe d’appui GFPHST et les unités des programmes et opérations du PNUD.

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Les Analystes Administratifs responsables des OSC (ONG, OBC) sont recrutés pour les volets SRs Insititutionnels et SRs Société Civile.

Duties and Responsibilities

L’Analyste Administratif exécutera les tâches suivantes :

1.Appuyer la conformité des processus opérationels, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD

• Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD ;
• Appuie la tenue d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés ;
• Assurer le suivi des ressources de la subvention ;
• Fournir une analyse de qualité pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer à mettre en œuvre un contrôle opérationnel robuste sur tous les processus internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de façon que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes ;
• Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires ;
• Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité ;
• Préparer les estimations budgétaires, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique.

 

2.Contribuer à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles

• Contribuer à la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs ;
• Assurer un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Préparer des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité ;
• Contribuer aux audits du Bureau d’Audit et d’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial ;
• Assurer une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
• Appuyer les demandes de paiements et avances trimestrielles et procéder à leur préparation ;

 

3.Assurer la gestion et le suivi de la subvention

• Représenter le point focal des sous-récipiendaires dans le suivi et la facilitation du respect des exigences de gestion et d’administration du Fonds mondial suivant les règles du PNUD ;
• Soutient le Spécialiste Financier dans le suivi de la gestion budgétaire de la subvention ;
• Assurer à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Quantum ;
• Signaler régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
• Préparer et assister aux réunions de revue trimestrielles avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion.

 

4.Assurer le suivi rapproché de la gestion technique et administrative des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforcer leurs capacités

• Effectuer quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage ;
• S’assurer que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais.
• S’assurer que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées ;
• Appuyer le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit ;
• Appuyer de façon continue les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances.
• Le titulaire du poste exécute tout autre tâche dans le cadre de son profil fonctionnel, si cela est jugé nécessaire pour le bon fonctionnement du projet.

Arrangement Institutionnel

L’Analyste Administratif travaillera sous la supervision du Spécialiste des Finances.

Competencies

Core
Obtenez des Résultats :	LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Pensez de Manière Innovante :	LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Apprendre en Continu :	LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
S’Adapter avec Agilité :	LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Agir avec Détermination :	LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
S’Engager et s’Associer :	LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Favoriser la Diversité et l’Inclusion :	LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences) Domaine Thématique Nom Définition Finance Comptabilité (Général) Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques. Gestion d’entreprise Gestion des Risques Capacité à identifier et à organiser des actions pour atténuer et gérer les risques de manière proactive Gestion d’entreprise Communication Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par voie écrite que verbale ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible. 2030 Agenda: People Santé Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria Direction d’entreprise  & Stratégie Pensée systémique Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et un jugement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système processus ou un système global, et d’examiner comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système

 

Required Skills and Experience

Exigences minimales en matière de formation	Un diplôme universitaire supérieur (master) ou équivalent en administration des affaires ou en administration publique, en économie, en gestion, en sciences politiques ou sociales ou dans tout autre domaine connexe est requis. OU Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) dans les domaines susmentionnés, associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante, sera dûment pris en considération en lieu et place du diplôme universitaire supérieur.
Années minimales d’expérience de travail pertinente	Minimum 2 ans (avec un master) ou 4 ans (avec une licence) d’expérience pertinente dans la fourniture de services administratifs, de gestion de personnel, de systèmes opérationnels ou domaines connexes est requis.
Compétences requises	Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion basés sur le web, tels que les systèmes financiers ERP et les bases de données.
Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences	Expérience dans la gestion des systèmes opérationnels avec le PNUD ou une institution des Nations Unies serait un atout ; Une expérience dans la formation des entités nationales au renforcement des systèmes de gestion administratifs et opérationnels Une expérience dans un organisme de santé publique serait un atout Expérience de la gestion financière des subventions du Fonds Mondial serait un atout ; Expérience dans l’utilisation des  systèmes de gestion intégré tels que ATLAS ou Quantum est un atout. Les candidatures féminines qualifiées sont vivement encouragées
Langue (s) Requise(s)	Maîtrise du français et de la langue locale ( le  lingala)  requis. Connaissance de l’anglais souhaitable.
Certificats Professionels	N/A