APPEL A MANIFESTATION D’INTERET : Appui à la réorganisation de la direction des Opérations France

CONTEXTE

Origine de la demande

Médecins du Monde s’est doté d’un plan de transformation afin de se donner les moyens d’atteindre les objectifs que l’association s’est fixés à l’horizon 2025 et de s’adapter aux enjeux externes.

Un travail réalisé en 2021 a permis de préciser les responsabilités et les interactions entre la direction des Opérations France et la direction Santé et Plaidoyer nouvellement créée dans le cadre de ce plan de transformation. Cette première étape du processus de réorganisation de la direction des Opérations France a été actée par le transfert du Pole Appui et Politique Publiques (PAPP) ainsi que la coordination de rapport de l’observatoire de l’accès aux droits et aux soins. Ces deux entités initialement intégrées au sein de la direction des Opérations France font partie de la direction Santé Plaidoyer depuis février 2022.

Dès 2022 plusieurs temps de réflexion autour de la réorganisation de la DOF ont eu lieu. Cette seconde partie de la réorganisation de la direction des Opérations France doit donc être poursuivie et finalisée. Elle se concentrera sur 3 éléments principaux :

1_L’articulation et la précision des responsabilités entre acteurs terrain (délégation régionale et projets) et la direction des opérations France au siège

Cette réflexion se réalisera en intégrant les conclusions du processus final de définition de l’organisation des délégations régionales, qui s’achèvera en juin 2025

2_L’articulation de la direction des Opérations France avec les services support :

• Direction des Achats, de la logistique et de l’informatique,
• Direction financière et juridique,
• Direction de la communication et du développement,
• Direction des ressources humaines

3_L’intégration des conséquences des choix réalisés dans le processus de définition du rôle des groupes contributifs de l’association (groupe France, groupes thématiques, représentants terrain, etc.)

OBJECTIF

Objectif général

Accompagner la direction des Opérations France (DOF) dans son évolution organisationnelle pour l’adapter aux évolutions des besoins des terrains et de l’association.

Objectifs spécifiques

• Apporter le cadre méthodologique et d’animation de la réflexion afin de :
  • Déterminer, de manière globale, le niveau actuel de réponse au mandat de la DOF
  • Identifier les évolutions organisationnelles nécessaires de la direction dans la répartition des rôles et responsabilités et modalités de fonctionnement.
• Préparer et animer les moments de travaux collectifs et produire les documents nécessaires à l’avancée de la réflexion
• Formaliser les 2 ou 3 scenarii possibles de réorganisation issus des réflexions collectives

Périmètre

• La réorganisation concernera l’ensemble des membres de la direction des Opérations France, siège et terrain
• Le bilan sur le niveau de réponse au mandat se concentrera sur la dernière année
• Le périmètre de consultation inclura la direction des Opérations France ; les directions support du siège, les administrateurs, les délégations, les équipes de terrain (salariés et bénévoles).

ORGANISATION DE LA CONSULTATION

Pilotage

Groupe de coordination composé du directeur et des responsables de pôles de la DOF et avec l’appui de la responsable du service d’accompagnement au changement (Pilotage stratégique et transformation).

Préférences méthodologiques

La consultance devra proposer une méthodologie pour animer l’ensemble de ces étapes afin de permettre une participation assurant la représentativité de l’ensemble des acteurs et actrices de la DOF (estimation d’une vingtaine de personnes directement concernées). La consultance inclura l’analyse des documents existants, et devra organiser les travaux de groupes et les étapes de restitution communes. L’organisation de ces séances de travail par des acteurs externes à l’association est conçue pour faciliter et structurer l’expression des acteurs et actrices de la DOF.

Le principe de la réflexion s’appuie sur une co-construction avec les personnes directement concernées pour s’assurer de la prise en compte de l’ensemble des paramètres et faciliter la mise en œuvre de l’organisation finalement choisie. Sur la base des scénarii proposés, la DOF validera un projet de réorganisation qui sera présentée pour validation finale par le Comité de Direction (CODIR). Ce projet intégrera, en plus des évolutions spécifiques de la DOF, les éventuels besoins d’ajustements de fonctionnement des autres directions.

Calendrier

• Septembre 2024 : identification de la consultance
• Octobre 2024 : démarrage de la consultance
• Etapes intermédiaires à préciser
• Juin 2025 : validation par la DOF et présentation en CODIR

LIVRABLES ET RESTITUTIONS ATTENDUES

Note de cadrage

Une note de cadrage sera produite en début de mission par la consultance qui détaillera et formalisera la méthodologie envisagée puis proposera un plan de travail réaliste avec un calendrier détaillé et définitif. La note de cadrage sera soumise au groupe de coordination pour commentaires et validation.

Rapport de bilan

Un document écrit comprenant :

• La méthodologie utilisée
• Une synthèse des résultats du bilan, les points saillants issus de la documentation et des ateliers collectifs
• Une synthèse des enjeux organisationnels retenus
• La description synthétique de 2 à 3 scenarii possibles de réorganisation
• La synthèse des éléments ayant conduit au scénario de réorganisation retenu

Une présentation (Powerpoint) résumant les aspects clés du bilan

Restitutions

Deux niveaux de restitution sont prévus :

• La restitution des travaux des différents groupes de travail pour permettre une appropriation par le collectif
• Une restitution finale au niveau du comité de direction

COMPETENCES REQUISES POUR MENER LA MISSION

Les compétences requises :

• Connaissance et expérience professionnelles en matière d’animation de réflexion collective
• Expérience professionnelle avec des associations médico-sociales et intervenant avec des bénévoles
• Expérience en évaluation de set up RH et/ou d’organisation stratégique

DOSSIER DE CANDIDATURE

Les consultants invités à soumissionner devront fournir les éléments suivants à l’adresse email : « doi.applications@medecinsdumonde.net » en précisant en objet « Consultance Bilan DOF » :

Proposition technique incluant :

• la compréhension des termes de référence
• l’approche technique développée et la méthodologie détaillée,
• la constitution de l’équipe, la répartition des responsabilités entre ses membres, les CV proposés et la disponibilité des membres
• le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges hommes/jours
• les références de 2 travaux similaires antérieurs

Proposition financière incluant :

• le montant du budget total en TTC intégrant la répartition budgétaire (honoraires, frais de vie, transports, etc.) : 10 000 euros maximum.

Date finale de réception des dossiers de candidature : 24/09/2024 à 9h00 heure de Paris