Assistant aux achats et appui aux opérations

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Mission and objectives

En tant qu’agence principale des Nations Unies pour le développement, le PNUD est bien placé pour contribuer à la réalisation des ODD dans le cadre de nos activités dans quelque 170 pays et territoires.
Nous aidons les pays à atteindre les ODD par le biais de solutions intégrées. Les défis complexes auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui – de la lutte contre les inégalités à la prévention des conflits – ne peuvent être résolus de manière isolée. Cela signifie aussi trouver des solutions qui répondent aux réalités quotidiennes des populations.
Nos antécédents de travail dans la réalisation des Objectifs nous apportent une expérience précieuse et une expertise reconnue en matière de politiques nous permettant d’atteindre tous les objectifs fixés dans les objectifs de développement durable d’ici 2030. Mais nous ne pouvons le faire seuls.
La réalisation des objectifs de développement durable nécessite le partenariat des gouvernements, du secteur privé, de la société civile et des citoyens, afin de garantir la création d’une planète meilleure pour les générations futures

Context

Le gouvernement de Transition du Mali a adopté des politiques et stratégies en faveur de l’insertion des jeunes diplômés tout en renforçant leur engagement civique et leur savoir-faire ; notamment à travers sa politique nationale du volontariat et son programme de stages de quali-fication.
Cette initiative est une composante du programme intégré pour l’autonomisation de la jeunesse Malienne, en cours de cocréation entre le gouvernement du Mali et le PNUD. En effet, l’employabilité des jeunes demeure une priorité non seulement pour le Gouvernement, au regard de l’objectif spécifique 2 de la politique nationale de la jeunesse 2021-2035 ; mais aussi pour la jeunesse malienne qui a formulé des recommandations y relative lors des états généraux de la jeunesse, conduits en décembre 2023, sous le patronage du Président de la Transition, Chef de l’Etat. L’objectif global de ce programme est de renforcer l’employabilité de 1 000 jeunes, dont 65 % de jeunes femmes et 30 % de jeunes vivant avec un handicap, par le biais du volontariat certifiant et des stages, pour faciliter leur insertion professionnelle.
Le recrutement massif des Volontaires des Nations Unies s’inscrit dans ce cadre et vise à sou-tenir les efforts du Gouvernement et à renforcer les compétences professionnelles des jeunes diplômés en leur offrant une première expérience professionnelle, afin de les rendre compétitifs sur le marché de l’emploi.

Task description

Sous la supervision générale de la spécialiste jeunesse du PNUD, et la supervision technique des responsables de sections/Unités des agences fonds et programmes du système des Na-tions Unies au sein desquelles le/la Volontaire des Nations Unies est déployé ; il/elle effectuera les tâches suivantes :
Assistance Administrative:
• Assurer la gestion des dossiers et des documents d’approvisionnement.
• Préparer les communications et correspondances relatives aux opérations d’ap-provisionnement.
• Assurer le suivi des contrats et des commandes.
Gestion des Achats:
• Préparer les demandes de devis et les appels d’offres conformément aux règles et procédures du PNUD.
• Participer à l’évaluation des offres reçues et aider à la rédaction des comptes rendus.
• Préparer les bons de commande, les contrats des biens et services et assurer leurs suivis jusqu’à la livraison.
• Gérer les processus d’achats à travers le système ERP (Quantum).
• Gérer les micro-achats conformément aux SOPs et directives en vigueur
Support aux Contrats :
• Assister dans la préparation et l’administration des contrats et accords.
• Suivre l’exécution des contrats et veiller à ce que les termes soient respectés.
• Gérer les dossiers des fournisseurs et maintenir des relations professionnelles avec eux.
• Assurer que les contrats sont exécutés comme convenu et veiller à leur renouvel-lement ou extension dans les délais requis
Suivi et Évaluation :
• Maintenir une base de données à jour des achats et des fournisseurs.
• Préparer des rapports périodiques sur les activités d’approvisionnement.
• Analyser les dépenses et proposer des améliorations pour optimiser les coûts et les processus.
• Veiller à la réalisation des évaluations de performances des fournisseurs et pres-tataires
• Participer activement à la préparation et à la conduite des Audits du bureau et des projets,
Coordination et Communication:
• Collaborer avec le programme, les projets du bureau et les autres Agences des Nations-Unies pour assurer une gestion efficace des approvisionnements.
• Participer aux réunions de coordination interne et externe.
• Assurer une communication efficace avec les demandeurs de service d’achats (clients).
• Entretenir des relations commerciales appropriées avec les fournisseurs et coor-donner avec les responsables des commandes, pour toute question relative à l’approvisionnement ;
Gestion des Achats via Quantum :
• Appuyer les fournisseurs dans l’enregistrement de leur profil dans Quantum.
• Assurer la gestion des processus d’achats à travers Quantum, y compris la créa-tion et le suivi des bons de commande et contrats, et la validation des réceptions.
• Former les utilisateurs internes sur l’utilisation de Quantum et fournir un support technique.
• Veiller à la conformité avec les procédures internes aux Nations Unies.
• Toute autre tâche connexe requise ou confiée par le superviseur.
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 dé-cembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur par-ticipation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arri-vés dans le pays d’affectation
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.