Assistant (e) Administratif (ve), Grade GS 5, Dakar, Senegal, # 117648, Poste Temporaire 364 Jours

UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Depuis 75 ans, l’UNICEF est une force imparable de changement dans la vie des enfants. Qu’il s’agisse de secours à court terme ou de programmes de développement à long terme, nous travaillons sans relâche pour sauver la vie des enfants, protéger leurs droits et assurer leur avenir.

Au Sénégal, les dernières années ont été un parcours exceptionnel pour l’UNICEF. Le pays a réalisé des progrès significatifs dans la promotion des droits des enfants et des femmes.

Aujourd’hui, les enfants sénégalais ont plus de chance que jamais d’atteindre leur cinquième anniversaire. Les décès d’enfants ont considérablement diminué au cours des dernières décennies, une victoire pour les enfants et les femmes. Pouvoir aller à l’école est désormais une réalité pour beaucoup plus d’enfants.

L’UNICEF et ses partenaires ont mené des efforts intensifs de plaidoyer dans le pays, qui ont abouti à des progrès substantiels en matière de législation, de politiques, de stratégies et de programmation nationale.

Pour chaque enfant de l’espoir

L’unité Administration gère toutes les tâches liées à la gestion du bâtiment (travaux, réparations et aménagements divers), des contrats administratifs, des demandes de fournitures, les achats de mobiliers & équipements, de téléphones, la préparation de bons de services pour les paiements de biens et de services jusqu’à 10,000 USD, le traitement des factures, la gestion des courriers, ainsi que la flotte et les demandes de transport.

Le volume de travail de la section est important étant donné les nombreuses requêtes du personnel des 2 bureaux (Régional et Pays).

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais sont respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies.

 Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

1. Gestion des achats de biens et services < 10 000 USD:

• Évaluer les besoins des Opérations et les indiquer dans le plan d’achat annuel
• Préparer le renouvellement des contrats au moins 3 mois avant expiration en créant des réquisitions
• Gérer les achats de biens ou de services (<10 000 dollars) pour les Sections en effectuant des demandes de prix auprès des fournisseurs
• Tenir à jour des listes de Fournisseurs, de Partenaires et de Consultants
• Gérer les achats nécessaires liés aux réunions/conférences : fournitures de bureau, petits équipements, accessoires informatiques, etc.
• Préparation de bons de commande/de bons de service et classement électronique

2. Fournitures/Equipements:

• Apporter un appui sur la gestion des fourniture et équipement de bureau en ayant un inventaire mis à jour
• Coordonner le réapprovisionnement des fournitures de bureau et traite les demandes de carte de visite

3. Gestion des locaux:

• Gestion pro- active du bâtiment
• Aide à la coordination des réparations et de l’entretien des bureaux

4. Réunions/Gestion de la correspondance:

• Rédiger les procès-verbaux des réunions de l’Unité, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence
• Rédiger la correspondance administrative

Autres tâches :

• Participer à la gestion du parc automobile si nécessaire (affectation des véhicules, coordination des réparations et de l’entretien, achat de carburant, etc.)
• Au besoin, fournir une assistance aux membres du personnel de la section (en particulier aux chauffeurs) pour l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation.
• Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel de l’unité administrative.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous  devrez justifier des qualifications suivantes :

• Avoir un diplôme d’études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
• Avoir au moins cinq années d’expérience dans le travail administratif, qui devrait inclure une bonne connaissance/expérience des services liée aux voyages et conférences. Pour ce poste, une Licence/bachelor’s degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent à ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme de Master peut remplacer deux années supplémentaires.
• La maitrise du francais, une bonne connaissance de l’Anglais et des outils informatiques sont requises.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les:

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel
• Etablir et entretenir des partenariats
• Cultiver la conscience de soi et démonter le sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité
• Penser et agir de manière stratégique
• Travailler de façon collaborative

Compétences fonctionnelles

• Capacité d’analyse
• Planification & Organisation
• Apprentissage & Recherche
• Suivi des instructions et des procédures

Compétences additionnelles

• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils de bureau de l’UNICEF.
• Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l’aide et la coopération des autres dans un effort d’équipe.
• Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
• Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l’UNICEF.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n’est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

L’UNICEF et d’autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.