CONSULTORÍA COMUNICACIÓN del Foro de ONG Humanitarias Consultoría (productos y actividades) FORO ONGs Humanitarias – Colombia

ANTECEDENTES
El Foro de Organizaciones Humanitarias – Colombia (Foro ONG), es un espacio estratégico conformado por 36 organizaciones internacionales y locales, que promueve consensos para la coordinación, eficacia y coherencia de la respuesta humanitaria. Atiende situaciones generadas por conflicto armado, la crisis de migración y refugio desde Venezuela y desastres naturales. Su fin principal es generar una red de comunicación entre las organizaciones y reforzar el flujo de información con respecto a los hechos de violencia y/o amenazas que acaecen en el país.

El Foro coordina acciones, dentro de los mecanismos de cooperación internacional en Colombia
(Grupo Interagencial de Flujos Migratorios Mixtos – GIFMM y Equipo Humanitario de País – EHP),
con el Gobierno Nacional (Migración Colombia, Agencia presidencial para la Cooperación – APC,
Unidad de Victimas, Unidad, Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres – UNGRD) y,
de manera especial, con las autoridades locales. Es miembro de ICVA y se articula tanto con Interaction como con la Coalición LAC RMD.

Como organizaciones humanitarias los miembros del Foro tienen el compromiso primero de asistir a las personas con necesidades inmediatas, así como complementar y contribuir a las acciones de los estados locales. Para ello se guiamos en principios humanitarios de reconocimiento universal
(humanidad, neutralidad, independencia, imparcialidad) y, por supuesto, los derechos humanos.

El Foro tiene tres grandes áreas de trabajo: a) representación de sus miembros (ante instancias de
coordinación colectiva como el EHP, GIFMM, RMRP, LAC RMD, ICVA o Interaction); b) agenda de incidencia en temas de interés colectivo (acordada para el periodo 2022-2024); c) coordinación de espacios específicos en torno a: i) seguridad; ii) manejo de información; iii) temas administrativos/logística/RRHH; iv) incidencia e información pública; v) localización.

La estructura de gobernanza del Foro está liderada por un Comité Directivo, integrado por 5 miembros, cuatro de los cuales son de elección por los miembros, más un quinto (NRC) quien es administrador del Foro. En estos momentos el Foro se financia de aportes financieros de sus miembros y de aportes en especie de iMMAP (manejo de información).

El Foro cuenta con una persona a cargo de la Coordinación General, una persona para los productos
de incidencia (esta consultoría), otra para los de comunicación y el aporte de IMMAP / 3Is Solutions para manejo de la información.

Con el propósito de apoyar a los actores humanitarios en Colombia, se requiere de mejorar el
relacionamiento del Foro con medios de comunicación y redes sociales para poder comunicar mejor a la opinión pública y actores e instituciones en Colombia sobre la situación humanitaria.

Ello se hará a través de a) mejorar el relacionamiento con medios y periodistas/comunicadores
sociales; b) comunicar a la opinión pública a través de estos y/o de redes sociales y productos de
comunicación pública.. Para ello, se realizará la producción y diseño de productos de comunicación
externa para visibilizar las necesidades y el impacto de la población en los escenarios de trabajo del Foro de ONG humanitarias (refugiados/migrantes venezolanos y crisis por el conflicto armado). Con ello se fortalecerán espacios de trabajo conjunto en de la respuesta humanitaria, basada en evidencia (evidence-based impact).

La consultoría deberá atender a los aspectos mencionados arriba. La confidencialidad y la confianza bajo las cuales trabajan las organizaciones miembros del Foro de ONGs será fundamental en esta consultoría, además de la comprensión de los principios humanitarios de humanidad, imparcialidad, neutralidad e independencia La labor y productos de esta consultoría deberán enmarcarse en el Common Humanitarian Standards, la Acción sin Daño, el triple Nexus, la agenda derivada del Gran Acuerdo (Grand Bargain) o el Good Humanitarian Donorship.

Esta consultoría se gestiona a través del Consejo Noruego para Refugiados (NRC), quien fue designado como la organización administradora del Foro de ONG.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO
Objetivo
Fortalecer el relacionamiento del Foro con los medios de comunicación en Colombia y la transmisión a la opinión pública la situación humanitaria y el valor agregado de la acción de las organizaciones humanitarias, a través de la generación de contenido y piezas de comunicación y uso de las redes sociales.

Alcance de trabajo
 Asegurar la adherencia con las políticas, manuales y directrices del Foro y NRC.
 Desarrollar y llevar a cabo, bajo lineamiento de la Coordinación del Foro, la estrategia de
relacionamiento estratégico con medios de comunicación y formadores de opinión pública.
 Apoyar los espacios de coordinación y grupos de trabajo del Foro.
 Generación de productos de comunicación externa e interna (infografías, videos cortos,
audios, boletines), velando por la calidad gráfica de los productos que se elaboran.
 Proveer soporte en la actualización periódica y frecuente y visualización de los productos de
comunicación del Foro, tales como: a) página web; b) mensajes en redes sociales; c) gestión
en Youtube.

Principales tareas y responsabilidades
1. Desarrollar e implementar, bajo la dirección estratégica de la Coordinación, el relacionamiento proactivo y reactivo con medios y comunicadores sociales. Se espera que se identifiquen personas claves en los principales medios de comunicación (escrita, radio, tv, digital) colombianos y extranjeros con presencia en Colombia.
2. Establecer con las anteriores relaciones que permitan a) el conocimiento mejor de la acción humanitaria desarrollada por el Foro y sus miembros entre periodistas, comunicadores sociales y los medios; b) la creación de una red de contactos a través de la cual el Foro pueda hacer llegar la información relevante y de su interés; c) contribuir a que se identifique al Foro y a sus miembros como fuentes de información valiosas para los medios y las personas comunicadores sociales.
3. Conceptualizar y elaborar piezas de comunicación de acuerdo con las guías de estilo y marca del Foro, utilizando materiales provistos por las organizaciones miembros. Crear y diseñar productos de información, comunicación visual, web y multimedia con diferentes objetivos, formatos y medios, incluyendo instantáneas, infografías, infografías, boletines, etc. Crear, montar, editar y post-producir productos audiovisuales como fotografías, vídeos y multimedia.
4. Diseñar materiales audiovisuales que clarifiquen los procedimientos.
5. Coordinar los procedimientos de publicación y difusión de todos los productos de información y comunicación visual producidos de acuerdo con las directrices establecidas y buscando el asocio de los miembros del Foro.
6. Organizar el repositorio gráfico en formatos y medios electrónicos.
7. Participar, animar y apoyar a la Coordinación del Foro en el grupo de incidencia y comunicación.
8. Garantizar la entrega de los productos acordados en coordinación con el Foro ONG humanitarias en Colombia.

DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES
Deberes de la consultoría:
1. Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y productos definidos con la consultoría.
2. Ejecutar el servicio contratado, de conformidad con los requerimientos por parte del Consejo Noruego para Refugiados NRC bajo la contratación designada o por la persona que este delegue.
3. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.
4. Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Foro y el Consejo Noruego para Refugiados.
5. Establecer espacios de trabajo, planificación y entrega de resultados en espacios concertados con el Foro.
6. Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada, incluyendo el proporcionar, seguros en caso de ser necesario.
7. Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se deriven del plan de trabajo y cronograma de actividades que hayan sido propuestos y aprobados por el Foro.
8. Cumplir para todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de los respectivos aportes al régimen general de la seguridad social integral, del pago del personal de apoyo requerido para el servicio, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados – NRC, por tanto, se deberá presentar los soportes del caso.
9. Suscribir y asumir los costos de las pólizas de calidad y cumplimiento o garantías que se requieran para la implementación de la presente actividad.
10. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.
11. Mantener bajo estricta confidencialidad la información compartida como insumos iniciales para la propuesta conceptual y narrativa.

Los informes deben presentarse en formato Microsoft Word, en español. Los textos no deben tener
formato. Los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consultoría deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel.

Todo lo que se envíe al Foro y a NRC debe ser trabajo original del consultor. Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al proveedor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados.

El proveedor seguirá la guía de Investigación Ética con Niños con respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc. de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

DERECHOS DE PROPIEDAD y CONFIABILIDAD:
El Foro poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Los derechos de propiedad serán del Foro y administrados por el Consejo Noruego para Refugiados o la organización administradora del Foro. La confiabilidad de la información recolectada es fundamental y la difusión del material sin autorización de la organización podría poner en riesgo de seguridad a los participantes.

Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al Foro como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al Foro y sus agentes contratados. El Foro será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción. Cualquier difusión o reproducción del material recolectado o de los productos de la consultoría deberá contar con la autorización del Foro.

CALENDARIO DE EJECUCIÓN Y ESTIMACIÓN DE INSUMOS
El inicio de ejecución será lo más inmediato posible. la consultoría es por honorarios mensuales por modalidad de prestación de servicios de consultoría, pagaderos mensualmente que incluye todos los impuestos y retenciones aplicables al contratista

El desembolso se realizará tras la entrega de informe mensual de productos acordados, previo el
cumplimiento de la presentación de las planillas donde se evidencie el pago de la seguridad social
(Salud, Pensión y ARL), así como la elaboración de cuenta de cobro y/o factura de venta electrónica.

La consultoría deberá acordar con el Foro un cronograma o calendario de sus actividades basadas en la planeación estratégica y plan de trabajo del espacio de coordinación. Se estima que las actividades y productos previstos podrían requerir de media, una dedicación de tiempo estimada de un tercio de la jornada diaria.

La consultoría deberá acordar con el Foro un cronograma o calendario de sus actividades basadas en la planeación estratégica y plan de trabajo del espacio de coordinación.

Se entregará una media de 20 productos mensuales. Se definen productos como:
 Actualización regular de la página web.
 Generación de boletín de actividades de carácter interno (miembros y aliados y donantes).
 Productos de comunicación externa, orientados hacia redes sociales del Foro y colocarlos en las mismas.
 Productos de comunicación audiovisual, orientados a momentos / campañas clave (lanzamiento de documentos/campañas/conmemoraciones).
 Recopilar material de audiovisual de los socios. Asegurando que cuentan con los permisos de utilización correspondiente. Selección de fondo de imágenes de los miembros.
 Participar en reuniones y actas de estas. Coliderar, con la responsable de incidencia, las reuniones del grupo de comunicación e incidencia.
 Planificar y desarrollar la agenda de relacionamiento proactivo con medios de comunicación de alcance nacional e internacional en Colombia.

Se realizará un informe mensual que recoja los avances de los productos entregados

La consultoría dispondrá de libertad en el manejo de su tiempo para la generación de los productos y relacionamiento. Sin embargo, se acordarán algunos espacios de coordinación que requerirán su presencialidad en Bogotá.

La consultoría debe proveer los medios y recursos necesarios para el desempeño de su labor, incluyendo equipos y programas informáticos y de comunicación.

CUALIFICACIONES DE LA PERSONA / EMPRESA CONSULTORA
Para ser elegible, la persona natural/jurídica en prestar estos servicios debe contar con al menos 2 años de experiencia, en actividades similares a las presentadas en estos términos.

Educación. Profesional acreditado en las áreas de: periodismo / comunicación social, diseño gráfico, medios audiovisuales, publicidad o áreas afines. Conocimiento demostrado de manejo de programas de diseño, preferiblemente de la suite de Adobe Creative Cloud.

Se valorará la experiencia con organizaciones de sociedad civil, organizaciones humanitarias y con medios de comunicación, especialmente de alcance nacional.

Herramientas de trabajo.
La persona que implemente la consultoría deberá contar con las herramientas propias para desarrollar las labores del cargo.

Idiomas
Se requiere un dominio fluido del español (hablarlo y escribirlo); conocimientos intermedios del idioma inglés (deseable).

DURACIÓN
Esta consultoría está proyectada para una duración desde la fecha de contratación hasta finalizar el mes de octubre del 2025. De acuerdo con el desempeño y la disponibilidad presupuestal, se podrá volver a convocar para productos y actividades similares.

IMPUESTOS
La oferta incluye todos los impuestos y retenciones aplicables a la empresa consultora.