1.0 INTRODUCTION
Depuis plus d’un siècle, Planned Parenthood Federation of America (PPFA) est l’un des principaux prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et l’une des principales organisations de défense des droits aux États-Unis. Le programme international de PPFA, Planned Parenthood Global (PP Global), travaille depuis plus de 50 ans en partenariat avec plus de 70 organisations en Afrique et en Amérique latine, pour soutenir des acteurs, des politiques et des mouvements courageux afin de promouvoir la santé et les droits reproductifs, en mettant l’accent sur les communautés les moins bien dotées en ressources et les moins bien desservies. En Afrique, il est nécessaire de mettre davantage l’accent sur la fourniture de l’assistance technique et du soutien financier nécessaires aux organisations locales pour les permettre de mettre en œuvre des programmes durables de plaidoyer et de prestation de services en matière de santé sexuelle et reproductive adaptés aux jeunes.
PP Global est présente au Sénégal, en Ouganda, au Kenya, au Burkina Faso et au Bénin, où soutenant les organisations non gouvernementales locales et les champions de politiques afin de renforcer leur capacité programmatique, institutionnelle et financière à faire le plaidoyer et à fournir des informations et des services de qualité en matière de santé sexuelle et reproductive (SSR).
Pour plus d’informations sur notre organisation, consultez notre site web ici.
PP Global lance cet appel de propositions (DP) afin de solliciter des offres concurrentielles de la part de cabinets comptables qualifiés et agréés. Le cabinet sélectionné fournira des services comptables pour la conversion des états financiers de Planned Parenthood Global Burkina au Faso (PPG Burkina Faso) et Planned Parenthood Global au Senegal Inc. (PP Global Senegal Inc.) des normes internationales d’information financière (IFRS) aux actes uniformes de l’Organisation pour l’harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA).
2.0 HISTORIQUE ET CONTEXTE
Conformément à notre engagement de respecter la conformité réglementaire dans les pays où nous sommes présents, PP Global vise à adopter et à harmoniser ses pratiques comptables pour PP Global Burkina Faso et PP Global Sénégal Inc. conformément aux actes uniformes de l’OHADA. Notre objectif est de veiller à ce que nos états financiers soient conformes aux normes comptables prescrites par le cadre de l’OHADA, comme l’exigent les pays membres, dont le Burkina Faso et le Sénégal.
3.0 OBJECTIFS DU CONTRAT
PP Global souhaite engager un cabinet comptable agréé ayant une expérience et une connaissance de l’application des IFRS et des normes relatives à la tenue et à la préparation des états financiers, ainsi qu’une compréhension experte des exigences des Actes uniformes de l’OHADA, afin de faciliter la conversion des registres financiers de PP Global Burkina Faso et de PP Global Sénégal Inc. pour les périodes civiles de 2023 et 2024 des IFRS aux exigences des Actes uniformes de l’OHADA.
PP Global souhaite que, dans le cadre de cet engagement, le cabinet comptable assure également la formation et le renforcement des capacités de l’équipe financière de PP Global en ce qui concerne les actes uniformes et les normes comptables de l’OHADA, y compris les principales différences entre les IFRS et les exigences de l’OHADA, ainsi que les exigences de conformité correspondantes.
Le cabinet comptable retenu devra signer un contrat avec PP Global Inc. pour PP Global Burkina Faso et PP Global Sénégal Inc. afin d’exécuter les services spécifiés dans la portée des services du présent document, en acceptant les niveaux de service clairement identifiés. Le contrat sera conclu pour la durée de l’exécution des services spécifiés dans l’étendue des services du présent document, avec la possibilité de le renouveler les années suivantes.
4.0 PORTEE DES SERVICES
L’étendue des services comprendra les éléments suivants :
a) Conversion des registres financiers de PP Global Burkina Faso et PP Global Sénégal Inc. des normes des IFRS aux actes uniformes de l’OHADA
I. Evaluation avant la conversion
● Procéder à une première évaluation des états financiers existants, tels qu’ils ont été préparés pour les deux entités selon les normes des IFRS.
● Identifier les principales différences à prendre en considération entre les exigences des IFRS et les actes uniformes de l’OHADA, en ce qui concerne les états financiers des deux entités.
● Comprendre l’information financière actuelle des deux entités telle qu’elle est préparée selon les IFRS, ainsi que la classification actuelle et la nature des domaines des états financiers tels qu’ils sont appliqués par les deux entités.
● Élaborer un plan de travail détaillé décrivant l’approche, la méthodologie, les délais et les ressources nécessaires pour mener à bien le processus de conversion.
II. Examen des registres, ajustements et rapprochements
● Procéder à un examen des documents relatifs aux dossiers financiers, en identifiant et en effectuant les ajustements nécessaires aux états financiers pour garantir leur alignement sur les exigences de l’OHADA, y compris les modifications à apporter :
– La comptabilisation et l’évaluation des actifs, des passifs, des produits et des charges liés aux activités ordinaires et non ordinaires.
– Tableaux d’amortissement et de dépréciation
– Le traitement des provisions, réserves et éventualités.
– La classification des domaines des états financiers selon le plan comptable de l’OHADA.
● Rapprocher toutes les divergences identifiées au cours du processus de conversion afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
● Reclasser les données financières si nécessaire pour se conformer aux exigences de l’OHADA en matière de présentation et de divulgation, notamment en ajustant la structure et le format des états financiers et en veillant à ce que les comptes soient correctement classés comme le prescrivent les normes de l’OHADA.
● Conserver une documentation claire et détaillée de toutes les activités de conversion, y compris un enregistrement des ajustements et des rapprochements effectués.
● Fournir une piste d’audit complète à l’appui des modifications apportées au cours du processus de conversion, afin de garantir la transparence et la redevabilité.
b) Assurance de la conformité
● Procéder à un examen approfondi des documents financiers convertis afin de s’assurer de leur conformité avec les normes comptables et d’information de l’OHADA.
● Traiter toute question ou anomalie identifiée au cours de l’examen afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
c) Formation et renforcement des capacités
● Organiser des sessions de formation pour l’équipe financière de PP Global, afin de s’assurer qu’elle comprend les exigences de l’OHADA et les changements apportés au cours du processus de conversion.
● Elaborer des guides conviviaux et des documents de référence pour faciliter le respect des exigences de l’OHADA.
d) Soutien continu
● Offrir un soutien post-conversion pour répondre à toute question ou problème découlant de la transition vers les normes de l’OHADA.
● Fournir des services de conseil pour s’assurer que l’organisation reste en conformité avec les réglementations de l’OHADA à l’avenir.
5.0 COMPÉTENCES ET EXIGENCES OBLIGATOIRES
Le cabinet comptable doit :
1. Être titulaire d’un permis l’autorisant à exercer
2. Maîtriser des normes des IFRS
3. Avoir une expertise en matière d’actes uniformes et d’exigences de l’OHADA
4. Avoir une expérience de la comptabilité dans le secteur des ONG
5. Disposer des connaissances de la réglementation des pays membres de l’OHADA.
6. Disposer des compétences et ressources techniques
7. Disposer des compétences en matière de formation et de renforcement des capacités
8. Disposer des capacités de gestion de projet
9. Disposer des aptitudes à la communication, à la réactivité et à l’établissement de rapports
10. Respecter les normes éthiques et le professionnalisme
11. La maîtrise de l’anglais sera un atout supplémentaire.
6.0 SPÉCIFICATIONS DE LA PROPOSITION
Les parties intéressées doivent soumettre un dossier de candidature, de préférence en anglais, comprenant les éléments suivants :
a) Technique
La proposition technique doit inclure :
● La compréhension de l’étendue des services et des objectifs de la mission
– Démontrer une compréhension de l’étendue et des objectifs de cette mission.
● La méthodologie et l’approche
– Fournir un aperçu approfondi de la méthodologie et de l’approche pour l’étendue des services, en détaillant également tous les outils ou processus qui seront utilisés dans l’entreprise pour assurer l’exhaustivité et l’exactitude du processus de conversion.
● L’assurance qualité
– Souligner les mesures qui seront mises en place pour garantir l’intégrité du processus de conversion.
● Le plan de travail et le calendrier
– Fournir un plan de travail détaillé décrivant les principales activités, les étapes et les résultats attendus, avec un calendrier précis d’exécution et d’achèvement.
– Inclure un outil visuel pour illustrer la chronologie.
b) Déclaration d’expérience, de capacité et d’expertise
Le soumissionnaire doit fournir les informations suivantes pour démontrer son expérience, sa capacité et son expertise :
● Un profil de l’entreprise – Fournir une brève description de l’entreprise, une brève description des activités actuelles du soumissionnaire, l’année et le pays de constitution, les types d’activités entreprises, l’emplacement du bureau principal, l’emplacement des succursales, le nombre d’employés de l’entreprise.
● Un enregistrement de l’entreprise et des documents d’adhésion – Une copie certifiée du certificat d’enregistrement de l’entreprise, du certificat d’incorporation, du permis d’exploitation ou de documents similaires et des certificats d’accréditation, ainsi que d’autres certificats d’adhésion à des associations professionnelles ;
● Une expérience de l’organisation – Fournir des détails sur l’expérience pertinente acquise avec succès au cours des cinq dernières années, avec au moins trois références pouvant être contactées pour preuve, par le biais de lettres de référence de clients actuels ou précédents.
● Composition et qualifications de l’équipe
– Personnel clé : Identifier les principaux membres de l’équipe qui seront affectés à cette mission, ainsi que leurs rôles et responsabilités. Inclure de brefs profils et CV, en soulignant leurs qualifications et leur expérience.
– Capacité : Fournir une vue d’ensemble de la capacité du cabinet à mener à bien la mission, y compris les ressources, les capacités techniques et l’expérience de missions similaires.
c) Financier
La proposition financière doit démontrer :
● Un résumé reflétant la proposition technique. Chaque prestation doit être chiffrée.
● Une ventilation détaillée des honoraires par domaine de service, y compris la spécification des taux de chaque catégorie de personnel et le nombre d’heures estimées pour chacune d’entre elles.
● Une estimation détaillée de tous les frais supplémentaires, y compris les frais administratifs et autres frais divers.
● Toutes les hypothèses retenues pour déterminer les coûts (par exemple, le nombre de jours nécessaires, la disponibilité des registres financiers, l’étendue du travail sur place), ainsi que toutes les conditions susceptibles d’affecter le coût final (par exemple, les modifications du champ d’application, les retards dans la fourniture d’informations).
● Un plan de paiement spécifique comprenant un paiement initial à la signature du contrat, des paiements intermédiaires à l’achèvement des principaux produits livrables et un paiement final à l’exécution de tous les services.
● Que les paiements doivent être libellés dans les monnaies locales respectives.
7.0 EXIGENCES EN MATIÈRE DE SOUMISSION
Pour être considérée comme recevable, une proposition doit contenir les éléments suivants, précédés d’une table des matières, référencés par numéro et dans l’ordre ci-dessous :
a) Format de la proposition
Toutes les propositions doivent être soumises dans le format prescrit ci-dessus afin de faciliter un examen objectif. Toute proposition qui s’écarte matériellement de ce format sera rejetée sans autre examen de son contenu. Les propositions qui contiennent des déclarations fausses ou trompeuses ou qui fournissent des références qui n’étayent pas un attribut ou une condition revendiquée par le soumissionnaire seront rejetées. Les exposés doivent fournir une description concise des capacités à satisfaire les exigences du présent appel d’offres.
L’accent doit être mis sur la clarté, la concision et l’exhaustivité de la réponse. Votre proposition doit contenir toutes les informations spécifiquement requises par le présent appel d’offres ou doit mentionner toute information qui n’est pas applicable ou qui est omise. PP Global se réserve le droit de ne pas prendre en considération les informations ou documents supplémentaires inclus dans votre proposition ou soumis avec celle-ci. Votre proposition doit être signée électroniquement par une personne ou un représentant autorisé de votre entreprise.
Les candidats qui répondent aux critères susmentionnés et qui souhaitent être pris en considération pour cette mission de consultation doivent soumettre un document dont le contenu est indiqué ci-dessus. Tous les documents seront traités avec la plus grande confidentialité.
b) Coûts d’élaboration des propositions
Tous les coûts et dépenses encourus par les intéressés dans le cadre de la préparation, de l’élaboration et/ou de la soumission d’une proposition, d’une présentation en personne ou de négociations en vue d’un accord définitif, seront à leur charge exclusive, que leur proposition soit retenue ou non. Aucun de ces coûts ou dépenses ne peut être récupéré par le biais d’honoraires pour les services demandés.
c) Questions et réponses
Toutes les questions doivent être soumises par écrit au contact de l’appel d’offres au plus tard le 24 janvier 2025 à 17h00 (Heure d’Afrique de l’Ouest). Les demandes de renseignements et les réponses seront enregistrées à la discrétion de PP Global.
8.0 PROCÉDURE D’ÉVALUATION ET PASSATION DU MARCHÉ
PP Global évaluera les propositions et attribuera le contrat sur la base des critères techniques et de l’expérience, de la capacité et de l’expertise, de la solidité et de la faisabilité. PP Global se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition reçue sans en donner les raisons et n’est pas tenu d’accepter le soumissionnaire le plus bas, le plus élevé ou tout autre soumissionnaire.
How to apply
9.0 PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES ET CALENDRIER
a) Calendrier de l’appel d’offres
Date et Événement
17 janvier 2025 Publication de l’appel d’offres
24 janvier 2025 Date limite de soumission des questions par les vendeurs
31 janvier 2025 Date limite de soumission des propositions pour l’appel d’offres
7 février 2025 Sélection des fournisseurs finalistes
12 et 13 février 2025 Démonstrations des finalistes (en ligne)
19 février 2025 Notification des finalistes
20 février – 25 février 2025 Négociation et accord du contrat
25 février 2025 Attribution et exécution du contrat
Ces dates peuvent être modifiées à la discrétion de PP Global.
b) Informations sur le contact
Toutes les demandes doivent être envoyées à [email protected]à l’attention de Whitney Achaira, par courrier électronique, avec pour objet : “RFP for Accounting Services” : Appel d’offres pour des services de comptabilité. Les soumissionnaires doivent poser des questions sur l’intention ou le contenu de cet appel d’offres et demander des éclaircissements, le cas échéant, ainsi que sur toutes les procédures utilisées pour cette passation de marché avant de soumettre une proposition. Les répondants doivent soumettre leurs questions par écrit, par courrier électronique, au point de contact indiqué ci-dessus avant 17h00 (Heure d’Afrique de l’ouest), heure à laquelle nous clôturons la réception des candidatures.
c) Soumission de la proposition
Toutes les propositions doivent être soumises par voie électronique à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard à 17h00 TU, à la date de clôture.
Les propositions doivent être soumises avec le titre “Proposal for Accounting Services” et le nom et l’adresse du soumissionnaire. La soumission doit comprendre une (1) proposition originale.
Toutes les copies électroniques doivent être soumises au format PDF
PP Global se réserve le droit de ne pas prendre en considération toute proposition reçue après la date limite.
d) Clauses administratives
Communications Internet/courrier électronique
PP Global peut également communiquer avec les soumissionnaires par courrier électronique. Chaque soumissionnaire doit fournir une adresse électronique valide avec sa soumission, afin de faciliter la communication tout au long de la procédure d’appel d’offres.
Communications verbales
Toute communication verbale de PP Global concernant le présent appel d’offres n’est pas contraignante et ne peut en aucun cas modifier une spécification, un terme ou une condition du présent appel d’offres.
Amendement
S’il est nécessaire de modifier le présent appel d’offres, PP Global communiquera les modifications par courrier électronique.
Frais engagés par la partie requérante
Tous les coûts et dépenses encourus par votre société/entreprise dans le cadre de la préparation, de l’élaboration et/ou de la soumission d’une proposition, de la participation à une présentation ou de la négociation d’un accord définitif, seront supportés par votre société, qu’elle soit ou non sélectionnée. Ces coûts et dépenses ne pourront pas être récupérés par le biais des honoraires versés pour les services demandés.
Retrait de la proposition
Les soumissionnaires peuvent retirer leur proposition à tout moment avant la date limite de réception des propositions. Le soumissionnaire doit présenter une demande de retrait écrite, adressée à la Directrice, Global Finance, [email protected] et signée par le représentant dûment autorisé du soumissionnaire.
Modification de la proposition
Un soumissionnaire peut présenter une proposition modifiée avant la date limite de réception de la proposition. Cette proposition modifiée doit remplacer intégralement la proposition précédemment soumise et doit être clairement identifiée comme telle dans la lettre de transmission à la Directrice, Global Finance, [email protected]
La proposition est une offre
Une proposition soumise dans le cadre du présent appel d’offres est une offre contraignante valable pendant 180 jours à compter de la date d’échéance de l’appel d’offres ou à la date limite de réception de la meilleure offre définitive, si celle-ci est postérieure.
La réponse à l’appel d’offres est la propriété de PPG
A la date limite de réponse, toutes les réponses et le matériel connexe soumis en réponse à cet appel d’offres deviennent la propriété de Planned Parenthood Global.
Annulation de l’appel d’offres
Si PPG estime qu’il y va de son intérêt, la Directrice de Global Finance se réserve le droit de prendre l’une des mesures suivantes :
A. Annuler l’appel d’offres ;
B. Modifier le présent appel d’offres par écrit si nécessaire : où
C. Rejeter tout ou partie des réponses reçues dans le cadre du présent appel d’offres.
Autres conditions de soumission
Rien de ce qui est contenu dans cet appel d’offres ou de ce qui est impliqué dans le processus d’évaluation proposé ci-dessous ne crée d’obligation de la part de Planned Parenthood Global de sélectionner une société pour les services demandés. Le bureau régional de Planned Parenthood Global pour l’Afrique se réserve le droit, à sa seule discrétion, de sélectionner une société sur la base qu’il juge appropriée (qu’il s’agisse ou non de prix), de décider de ne pas sélectionner une société ou de modifier son approche des services.
Le PPG cherche à engager des prestataires de services qui illustrent les valeurs qui guident notre mission. Nous espérons identifier un partenaire qui fournira des services de haute qualité, réactifs et à des prix compétitifs, adaptés non seulement aux besoins actuels de l’Organisation, mais aussi aux objectifs ambitieux illustrés par notre mission. Plus important encore, le partenaire sélectionné doit faire preuve d’un engagement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion dans son personnel d’engagement ainsi que dans ses efforts de recrutement de partenaires, adhérer aux normes éthiques les plus élevées et mener un processus équitable pour le PPG et transparent pour le comité de sélection au sein du PPG.
Si, à un moment quelconque du processus de sélection ou de l’exécution de la mission, PPG a connaissance d’un incident impliquant l’intolérance ou l’exclusion de personnes en raison de leur âge, de leur citoyenneté, de leur couleur, de leurs croyances, de leur situation familiale, de leur sexe, de leur identité ou expression sexuelle, de leur information génétique, de leur statut VIH/sida, de leur origine nationale ou ethnique, de leur handicap, de leur statut parental, de leur grossesse, de leur race, de leur religion ou de leur orientation sexuelle, ou de tels actes de la part d’une personne représentant la société à quelque titre que ce soit, PPG se réserve le droit de mettre immédiatement fin à la considération ou à la mission de la société.
