JOB DESCRIPTION

 

Agent administratif – Secrétaire secteur
« Transport »

À l’office pour les infrastructures et la logistique à Bruxelles de la
commission européenne

Titre du poste : Agent administratif – Secrétaire du secteur «Transport»
Domaine : Transport (incl logistique)
Où : Unité OIB.LS.2.001- « Transport, mobilité et services logistiques » – Bruxelles
Groupe de fonctions : GF II
Type de contrat : 3bis
Manifestez votre intérêt jusqu’au : 05.09.2025 – 12h00 (midi, heure de Bruxelles)

NOUS SOMMES

L’Office pour les Infrastructures et la Logistique de Bruxelles (OIB) a pour mission l’exécution de
toutes les activités liées à l’hébergement du personnel, à la gestion des infrastructures sociales et
à la logistique de la Commission à Bruxelles ainsi que des infrastructures sociales sur le site
d’Ispra.
La mission de l’OIB est d’assurer un lieu de travail fonctionnel, sûr et confortable pour le personnel
de la Commission et de fournir des services de soutien de haute qualité, sur la base d’une approche
axée sur le client, d’une manière respectueuse de l’environnement et rentable.

L’unité OIB.LS.2 est chargée, au sein du département «Services logistiques» (LS) de ΙΌΙΒ, de la
gestion de toutes les activités liées au transport et à la mobilité (voitures de service, chauffeurs,
politique de mobilité du personnel), de l’achat et de la maintenance des fournitures et des
équipements d’espace de travail, ainsi que des déménagements et de la gestion de l’inventaire et
de l’entrepôt logistique. Basée à Bruxelles, l’unité, qui compte environ 130 membres du personnel,
est structurée en quatre secteurs:

Transports (voitures officielles, chauffeurs, mobilité du personnel)
Logistique
Inventaire

–
–
–
– Passation de marché &IT

Le secteur le plus important est le secteur des transports, composé de plus de 90 collègues, la
plupart d’entre eux étant des chauffeurs et le reste du personnel administratif et opérationnel.

NOUS PROPOSONS

L’OIB cherche à engager un ou une secrétaire.

Le poste consistera à fournir un appui administratif au chef de secteur et son adjointe en matière
de ressources humaines. Les tâches principales seront :

(Référence : Appel à manifestation d’intérêt EC/2025/OIB/494774)

•

•

•

•

le domaine des

le personnel du secteur dans

Assister
ressources humaines
(enregistrements des vacances, des congés, suivi des aptitudes médicales des chauffeurs
et des absences et autres formalités administratives de gestion du personnel).
Fournir une assistance au chef de secteur et son adjointe dans le processus de recrutement
du personnel (contacts avec les candidats, suivi de recrutement, etc) et dans la préparation
de l’arrivée et l’accueil des nouveaux arrivants chauffeurs/collègues).
Identifier les besoins du secteur en matière de formation et assurer le suivi de
l’organisation de ces formations.
Enregistrer et assurer le suivi des dossiers administratives liés aux véhicules gérés par le
secteur transport (taxes de circulation, immatriculations, radiations de plaques, demandes
de vignettes, feuilles de bord, etc.).

• Organiser et participer aux réunions, ainsi que la rédaction de comptes rendus de réunions.
• Ouvrir et enregistrer le courrier entrant/sortant et les courriels, veiller à son archivage,

s’assurer de sa bonne transmission et veiller au suivi et au respect des délais.
Suivre les actions de communication, la gestion de l’information et des documents.

•
• Assurer les relations de service à la clientèle avec l’extérieur et le personnel.
• Veiller à la mise à jour des données et le reporting auprès de la hiérarchie.

NOUS RECHERCHONS

Nous recherchons un(e) secrétaire.

Le profil idéal pour le poste est une personne motivée et enthousiaste. Un minimum de 3
jours/semaine de présence au bureau (Berlaymont) est requis.

1. Requis
• Une expérience professionnelle de 2 années dans le domaine administratif ou dans un

poste similaire.

2. Souhaité
• Compétences techniques dans le domaine des Ressources humaines et du secrétariat.
• Une bonne connaissance des outils informatiques (environnement Microsoft Office) et outil

interne Commission (ARES & SYSPER).

3. Qualités personnelles requises et évaluées au cours de l’entretien :
• Proactivité, orientation service et clients.
• Flexibilité.
• Organisation et planification, respect des délais, rigueur.
• Résistance au stress.
• Communication efficace.
• Autonomie.
• Aptitudes à fixer des priorités.
• Capacité à travailler avec confidentialité.
4. Langues
• La connaissance du français et / ou de l’anglais constitue un avantage.

COMMENT MANIFESTER VOTRE INTÉRÊT ?

Afin de garantir l’égalité d’accès à tous, la Commission recrute à partir d’une base de données
permanente de candidatures spontanées. Le présent appel à manifestation d’intérêt vise à aider les
recruteurs à identifier les candidats potentiellement intéressés dans cette base de données.
En pratique, pour manifester votre intérêt, veuillez suivre les deux étapes suivantes :

1. Si vous n’êtes pas encore inscrit dans la base de données ouverte en permanence d’EPSO,
veuillez le faire à l’adresse suivante : CAST Permanent. Veuillez sélectionner parmi les
procédures de sélection de l’agent contractuel le profil permanent CAST qui correspond le
mieux à votre formation et à votre expérience.

2. Vous devez envoyer vos documents en un seul format pdf dans l’ordre suivant :

2.

Formulaire

1. Votre CV
complété.
Veuillez envoyer ces documents avant la date de clôture de la publication à l’adresse
l’appel à
suivante
manifestation d’intérêt EC/2025/OIB/494774 en objet.

: [email protected] en

la référence de

candidature

indiquant

dûment

de

Aucune candidature ne sera acceptée après la date de clôture de la publication.