Human Resources & Administration Manager

HUMAN RESOURCES & ADMINISTRATION MANAGER

Localisation: Port-au-Prince, Haïti

Statut du poste: Temps plein, Régulier

Salaire: Niveau 7

À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe se sent à sa place. Nous accueillons des antécédents, des perspectives et des compétences diverses afin que nous puissions être plus forts et avoir un impact à long terme.

Le programme

Mercy Corps aide les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d’Haïti en utilisant des approches innovantes pour apporter aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et pour rendre leur pays plus sûr, productif et juste. Créé en janvier 2010, Mercy Corps Haïti a des bureaux à Port-au-Prince, Jérémie et Miragoane et plus de 90 employés mettent en œuvre des programmes de développement économique, d’agriculture, de gestion des ressources naturelles et d’intervention humanitaire. Le travail de développement économique de Mercy Corps est guidé par les principes du développement en faveur des pauvres et des stratégies axées sur la demande. Mercy Corps adopte une approche progressiste du développement qui conduit les communautés et les entrepreneurs de l’aide d’urgence aux moyens de subsistance durables en passant par la résilience.

Le poste

Le Gestionnaire des Ressources Humaines & Administration joue un rôle clé pour MCHT en cette période de croissance et de stabilisation. Il est chargé d’assurer une gestion efficace des RH et de l’administration à l’équipe des RH et de l’administration du MCHT et agit à titre de ressource pour tout le personnel en veillant à ce que les besoins des membres de l’équipe soient entendus et pris en compte. En plus d’agir à titre de ressource auprès du personnel pour assurer le bien-être, le gestionnaire des ressources humaines et de l’administration abordera les politiques, les procédures et les lignes directrices conviviales pour s’assurer que la direction répond de manière appropriée aux besoins des employés. Cela inclut, mais sans s’y limiter : l’acquisition et le développement des talents ; la coordination de l’engagement des employés ; la gestion de la formation et de l’apprentissage à l’échelle du pays ; l’administration de la rémunération et des avantages sociaux ; la surveillance de la gestion de la performance à l’échelle nationale ; la discipline et le traitement des griefs ; la gestion des données du personnel ; Gestion du désengagement du personnel et gestion des prestations de services tiers (HMO, Group Life, etc.)

Responsabilités essentielles

STRATÉGIE & VISION

• Soutenir le Directeur pays et définir l’orientation en hiérarchisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer à l’élaboration de la stratégie à l’échelle nationale.
• Soutenir le (la) Directeur (trice) pays dans le processus d’élaboration des propositions et du budget afin de s’assurer que la structure RH/administrative appropriée est en place au niveau de la mission et au niveau du projet.
• Aider le Directeur pays à réviser une stratégie RH/Administrative à l’échelle nationale, le cas échéant, et veiller à ce que les nouveaux bureaux soient équipés d’un soutien RH/administratif.

GESTION GÉNÉRALE DES RESSOURCES HUMAINES

• Être responsable de s’assurer que tous les dossiers du personnel pour tout le personnel embauché respectent les normes minimales mondiales de Mercy Corps, y compris les documents de recrutement, les CV, les contrats valides, les PAF, les feuilles de temps, les documents disciplinaires et les évaluations de performance.
• S’assurer que les processus d’évaluation du rendement sont achevés à temps et avec des résultats de qualité. Former l’équipe des RH et les superviseurs sur la façon de mener et de suivre correctement les processus d’évaluation.
• Collaborer avec le Directeur Pays et le Siège pour réviser la grille salariale et participer à des enquêtes nationales régulières sur les salaires afin de s’assurer que les salaires et les avantages sociaux sont compétitifs sur le marché.
• Coordonner le réalignement de la grille salariale et s’assurer que les salaires et les avantages sociaux sont conformes à la nouvelle grille salariale de Mercy Corps et aux protocoles permanents d’Haïti.
• Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel des ressources humaines dans le pays/la région et s’assurer que les services de ressources humaines sont fournis à temps, de haute qualité et conformes aux politiques et manuels.
• Assurer la liaison avec les dirigeants pour s’assurer que les organigrammes nationaux des départements et des opérations existent et que les postes sont couverts dans les budgets. S’assurer que les organigrammes sont régulièrement mis à jour.
• S’assurer que toutes les interventions respectent la politique de genre de Mercy Corps, les principes Do No Harm et les normes de responsabilité des bénéficiaires.
• S’assurer que les pratiques d’embauche du personnel de Mercy Corps Haïti respectent strictement le droit du travail haïtien, le cas échéant. Cela comprend le paiement des impôts, des prestations, etc. appropriés.
• Veiller à ce que MCH soit mis à jour en temps opportun des changements en matière d’emploi.
• Aider à l’élaboration du budget opérationnel des membres de l’équipe, sur demande.
• S’assurer que toutes les autorisations et tous les documents exigés par le gouvernement sont complets et à jour.
• Superviser la gestion de la paie en temps opportun et en conformité et appuyer la préparation de la paie mensuelle du personnel national en association avec le Département des finances
• Veiller à ce que tous les membres du personnel national disposent d’une description de poste pertinente et à jour.
• Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel reçoivent un exemplaire du Manuel national de politique du personnel du pays et soient informés des avantages sociaux. Continuer d’offrir du soutien et des conseils sur les politiques, au besoin.
• Conseiller le personnel (national et international) sur l’amélioration des politiques et procédures.
• Aider le (la) Chef de bureau à mener ou à organiser des activités de formation et/ou de développement des ressources humaines sur le terrain.
• S’assurer que la liquidation des prestations des employés licenciés est traitée conformément aux politiques et procédures de MC.
• Soutenir l’intégration et l’orientation des nouvelles recrues.
• Préserver la confidentialité de toutes les questions relatives au personnel national, y compris les procédures disciplinaires et les contrats/taux de rémunération.
• Se conduire tant sur le plan professionnel que personnel de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas mettre en péril sa mission humanitaire.

RECRUTEMENT, SÉLECTION ET PLACEMENT

• Coordonner avec les gestionnaires de programme pour s’assurer que toutes les demandes d’embauche sont complètes conformément aux politiques et procédures de recrutement de Mercy Corps.
• Superviser le processus de recrutement des membres de l’équipe nationale en s’assurant que toutes les étapes requises telles que la publicité, la présélection des CV et les entretiens sont correctement suivies.
• Certifier que le personnel recruté par Mercy Corps respecte strictement le droit du travail du pays et les autres lois applicables. Cela comprend le paiement des taxes appropriées, des avantages sociaux, de l’habilitation de sécurité des candidats avant l’embauche, etc.
• Veiller à ce que le processus de départ du personnel de Mercy Corps soit mené conformément aux politiques de ressources humaines et aux exigences de Mercy Corps.

INTÉGRATION

• Collaborer avec le siège et le chef de département pour organiser et aider avec le processus d’intégration des nouvelles recrues.
• Veiller à ce que l’orientation soit organisée pour chaque membre du personnel national et expatrié nouvellement embauché.
• Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de systèmes cohérents d’intégration du nouveau personnel et des demandes de services entre les RH et les autres départements.
• S’assurer que le personnel des RH fournit aux nouvelles recrues une carte d’identité MC, une adresse e-mail et tous les documents pertinents lors de leur entrée en fonction. Cela inclut la signature d’une description de taches, contrat, politiques et procédures, en particulier le Manuel national du personnel et le Manuel de sécurité.
• S’assurer que le nouveau personnel est formé sur les procédures relatives aux feuilles de temps.

GESTION DE L’ADMINISTRATION

• Gestion (délivrance/collecte) des clés de tous les locaux de Mercy Corps. S’assurer que la gestion des clés est effectuée correctement tout au long de la mission.
• S’assurer qu’il existe une documentation et un stockage appropriés des contrats pour les propriétés locatives.
• Contrôle des stocks de consommables de service ménage, cuisine, d’hibernation
• Gestion des contrats de téléphone (Digicel)
• Gestion de réservations des salles de réunion
• S’assurer que les dispositions relatives à l’hébergement (hôtels et résidences) et au transport des membres de l’équipe qui se rendent à différents bureaux et en reviennent sont gérées efficacement.
• S’assurer que la réservation des vols pour les nouvelles recrues expatriées et les consultants internationaux est traitée rapidement et efficacement.
• S’assurer que les différents prestataires de MC Haïti sont payés en temps opportun.
• Veiller à ce que tous les documents officiels, tels que les permis de travail des expatriés de longue durée, soient traités et renouvelés en temps opportun. Le Gestionnaire des ressources humaines et de l’administration travaillera également avec le département des finances pour s’assurer que les impôts annuels des expatriés de longue durée sont payés en temps opportun.
• Entretien de la cour du bureau et service de jardin
• Supervision de l’équipe de services de soutien

GESTION D’ÉQUIPE

• Renforcer les capacités du département RH/administration et construire la stratégie du département.
• Développer la capacité des équipes de programme et des départements pour comprendre leurs rôles et responsabilités en termes d’interaction avec le département des ressources humaines, y compris des formations, des réunions de coordination régulières, la résolution de problèmes et les activités de planification nécessaires pour assurer une mise en œuvre efficace et en temps opportun du programme.
• Appuyer la mise en œuvre et le respect des nouvelles politiques et de nouveaux systèmes et veiller à ce qu’ils soient acceptés par le personnel.
• Aider les membres de l’équipe avec des informations, des outils et des ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
• Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle par le biais d’entretiens individuels réguliers et d’évaluations des performances.
• Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
• Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe au besoin.
• Assurer un haut niveau de confiance et de communication entre les bureaux de terrain et le personnel des ressources humaines sur le terrain.
• Fournir aux membres de l’équipe des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer le rendement et atteindre les objectifs.
• Contribuer aux efforts de renforcement de l’esprit d’équipe dans le pays, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution des problèmes et veiller à l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.

POLITIQUES ET MANUELS

• Mettre à jour le Manuel national de l’employé conformément à la législation du travail la plus récente et clarifier si nécessaire avec le personnel.
• Surveiller les lois, les politiques et les « meilleures pratiques » relatives aux RH et à l’administration pour s’assurer que les politiques du personnel, les pratiques d’emploi et les programmes de rémunération sont conformes aux directives, procédures et politiques établies par Mercy Corps et les lois nationales.

GESTION DES FINANCES ET DE LA CONFORMITÉ

• Respecter la politique de tolérance zéro de Mercy Corps à l’égard de la corruption.
• Aider le directeur pays à déterminer le rôle des RH dans la lutte contre la fraude et PSEA.
• Travailler en étroite collaboration avec la conformité financière pour atténuer la fraude, les conflits d’intérêts et les ramifications juridiques des activités de Mercy Corps.
• Veiller à ce que toutes les procédures de contrôle interne liées aux personnes soient respectées et à ce que les mesures nécessaires soient mises en place pour garantir des normes élevées de responsabilité et de conformité.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Officier Admin. & Officier RH à Port-au-Prince ; Officier RH & Admin. à Miragoane et Jérémie.

RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Directeur Pays

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC : Équipe de direction nationale, personnel des ressources humaines et de l’administration en Haïti, chefs de bureau, Gestionnaire financier, conseiller principal en ressources humaines au siège, responsable de l’éthique et de l’assurance qualité, etc.

Responsabilité envers les participants et les parties prenantes

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à notre programme, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement. Nous nous engageons à faire participer activement les communautés en tant que partenaires égaux à la conception, au suivi et à l’évaluation de nos projets sur le terrain.

Experience et QUALIFICATIONS:

• 5 ans d’expérience terrain en RH auprès d’OING avec des responsabilités de supervision.
• Compréhension avérée des environnements complexes, des problèmes de sécurité connexes et des réponses appropriées, avec une expérience dans un contexte d’insécurité.
• L’expérience professionnelle en Haïti est un atout supplémentaire.
• Souci du détail, respect des procédures, respect des délais et résolution des problèmes de manière autonome et coopérative.
• Connaissance des systèmes et procédures de Mercy Corps requise.
• Une solide connaissance de la réglementation des bailleurs de fonds (USAID, BHA, FCDO, ONU, etc.) est un atout supplémentaire.
• Excellentes compétences en négociation et en représentation.
• Efficacité de l’organisation, de la priorisation et de la gestion des résultats.
• Excellentes compétences verbales et écrites en anglais et en français requises.
• Capacité à travailler efficacement avec une équipe d’origines ethniques diverses dans un environnement sensible.
• Être de nationalité Haïtienne.

FACTEURS DE SUCCÈS : Le gestionnaire des ressources humaines et de l’administration qui réussit sera doué pour la résolution de problèmes et aura la capacité d’élaborer des méthodes pour offrir des programmes réussis tout en faisant preuve d’une excellente gestion des fonds des donateurs et de la conformité aux règlements des MC et des donateurs. Il/elle entretiendra de solides relations de coopération avec d’autres départements et interagira efficacement avec le personnel international et national, tant sur le plan de la gestion que sur celui de la formation et du mentorat, tout en démontrant sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, respecter les échéances et traiter l’information à l’appui de l’évolution des activités de programme. Il/elle sera en mesure de vivre et de travailler en étroite collaboration avec une équipe diversifiée d’individus dans un environnement de travail et de sécurité très intense et fluide et sera disposé(e) à se rendre régulièrement dans les bureaux de terrain et les sites de projets de Mercy Corps.

Conditions de travail

Le poste sera basé à Port-au-Prince, Haïti avec 25% de voyage sur le terrain.

DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles desservent – nous attendons de tous les membres de l’équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d’apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION : La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, d’antécédents et de façons de penser différents, nous sommes mieux en mesure de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous visons une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, atteint son potentiel en tant qu’individus et équipes, et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.

ÉGALITÉ DES CHANCES EN MATIÈRE D’EMPLOI : Mercy Corps est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diverses afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable. Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne nous engageons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/sida), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant militaire ou tout autre groupe protégé dans les endroits où nous travaillons.

Sauvegarde et Ethiques

Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.

En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu’il n’a pas déjà enfreint la politique d’un employeur en matière d’inconduite sexuelle, d’exploitation et d’abus sexuels, de protection de l’enfance ou de traite des personnes.

Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l’embauche et sur une base annuelle.

En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d’une forme quelconque d’inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d’assistance téléphonique pour l’intégrité de Mercy Corps ([email protected]).