L’Assistant (e) Technique de l’Administration/ Ressources Humaines est en charge de la mise en œuvre quotidienne et qualitative des activités administratives et RH.

Responsabilités générales :

• S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC ;
• Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC ;
• Contribuer à la bonne gestion du service administratif ;
• Apporter son appui administratif aux autres équipes et départements pour la mise en œuvre des activités.

Rôles spécifiques :

• S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC ;
• Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC ;
• Contribuer à la bonne gestion du service administratif ;
• Apporter son appui administratif aux autres équipes et départements pour la mise en œuvre des activités.
• Accueillir et orienter les visiteurs, gérer l’agenda des rendez-vous, des réunions ainsi que les salles/espaces de travail du bureau de NRC ;
• Assurer une bonne gestion du courrier interne, entrant et sortant (enregistrement du courrier arrivé et le dispatching ; enregistrement de tous les documents sortant avec un système de suivi et de traçage des documents (cachet courrier arrivé, registres, numéro de suivi) ;
• Aider à établir des rapports mensuels de l’administration : rapport de liquidation UNHAS, rapport des dotations de communication, liquidations d’avances à la finance ;
• Aider à la mise à jour de toutes les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, contrats de prestation, dotations de communication, UNHAS, stocks, paiements des factures ;
• S’assurer de l’archivage correct des documents (archivage physique et numérique) dans le dossier Admin (courrier et pièces jointes, contrats de prestation, factures, demandes d’avance, demandes d’achat, protocoles d’accords, reçus de paiement, demandes de réparation, dossiers des impôts, UNHAS et tout document important pour le classement) ;
• Appui à la préparation des dossiers de paiement ;
• Assurer la gestion du stock des fournitures du bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
• Assister dans tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
• Appuyer la gestion des réservations de vols (UNHAS), préparation et acheminement des colis cargo ainsi que les paiements y afférents ;
• Suivre les procédures administratives du personnel international et des visiteurs : formalités d’obtention de visa, accueil et hébergement. Pour ce faire, assurer la mise à jour d’un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (passeports, visa, permis de conduire, permis de résidence) ;
• S’occuper de la propreté du bureau ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
• Appuyer l’équipe du bureau dans les tâches d’édition de documents, copies, impressions, scan) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes assignées par son superviseur.

Compétences 

• Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

           Compétences professionnelles générales : 

• Expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative d’un bureau, idéalement dans une organisation internationale et dans un contexte humanitaire;
• Résultats avérés en lien avec les Responsabilités du poste ;
• Expérience de travail dans des contextes complexes et volatils ;
• Minimum un diplôme d’étude supérieur (BAC+2) en ressources humaines, administration des affaires, droit ou dans un domaine connexe ;
• Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers
• Parler et écrire aisément le français ;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

1. Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype ; Teams et internet ;
2. Savoir s’exprimer devant des audiences variées ;
3. Forte capacité rédactionnelle ;
4. Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers.

• Compétences comportementales :

1. Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs ;
• Planifier et obtenir des résultats ;
• Autonomiser et renforcer la confiance ;
• Communiquer de façon respectueuse et impactante ;
• Forte capacité relationnelle ;
• Pro actif et organisé.

At NORCAP, we work to better protect and empower people affected by crises and climate change. With expertise in the humanitarian, development and peacebuilding sectors, we collaborate with local, national and international partners on finding solutions to meet the needs of people at risk. NORCAP is part of the Norwegian Refugee Council.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements