Roving ICT Officer & ProSource VDA

Titre du Poste : Roving ICT Officer & ProSource VDA

Lieu de Travail : Niamey

Catégorie : CDD (plein temps -12 mois –Renouvelable)

Nombre de place :1

RESUME DU PROGRAMME/DEPARTMENT

Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les Gouvernements du Niger et du Burkina Faso, mais également avec les communautés locales, les organisations de la société civile, et d’autres partenaires de mise en œuvre pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l’amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d’urgence. Mercy Corps travaille également au Burkina Faso depuis 2016 avec des activités de recherche sur les conflits et de programmation de l’élevage. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales aux chocs et aux stress et leur permet d’atteindre un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps nécessite que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Niger, Mercy Corps intervient dans les régions de Tillabéry, Maradi et Niamey avec deux principaux bureaux de terrain situés à Flingué, Tahoua et Maradi, et 1 autre bureau satellite Tillabéri.

 Résumé du poste

Sous la supervision du Coordinateur ICT basé à Niamey, le/la Roving ICT Officer & ProSource VDA est responsable du soutien de tous les bureaux de Mercy Corps Niger dans le domaine des TIC y compris la maintenance des équipements, la gestion des systèmes en place, et l’administration de la base de données des fournisseurs dans le système ProSource. Le/la Roving ICT Officer & ProSource VDA visite régulièrement les bureaux terrains afin de s’assurer de la qualité et du bon fonctionnement des infrastructures ICT et des équipements informatiques et de communication de Mercy Corp, et de la qualité de la fourniture du service internet par les fournisseurs.  Il/elle maintient un inventaire complet et à jour de tous les équipements ICT, des matériels, accessoires et consommables informatiques. Il/elle s’assure que le tableau des indicateurs IT pour le Burkina Faso n’est pas au rouge. Ce poste requiert des fois un travail sous pression et le respect des délais. Pendant l’absence du Coordinateur des TIC du Niger/Burkina Faso, le/la Roving ICT Officer & ProSource VDA pourrait être appelé à assurer l’intérim, à appuyer l’équipe du Burkina Faso soit à distance ou être déployé au Burkina Faso.

Principales tâches et responsabilités du Poste

 ICT, renforcement des capacités, et innovations :

• Orienter le personnel sur l’utilisation appropriée et responsable des systèmes TIC de Mercy Corps et ce, dans le respect des politiques et procédures de gestion des IT de Mercy Corps.
• Former et orienter le personnel sur l’utilisation des applications MS Office, le réseautage, Microsoft 365 (y compris SharePoint et Teams), l’archivage et sauvegarde des données, etc. selon les besoins.
• Assister le personnel de MC dans le suivi et la maintenance des bases de données ou d’autres applications Windows au besoin.
• Assurer le maintien régulier des programmes antivirus dans tous les ordinateurs et les serveurs afin de protéger l’ensemble du réseau contre les virus.
• Assure le maintien à jour du système de sauvegarde (back-up) des données pour tous les bureaux de Mercy Corps au Niger.
• Créer des comptes d’accès au serveur de l’organisation pour tous les nouveaux employés, et orienter tout le staff sur comment accéder aux dossiers sur le serveur et sur le SharePoint.
• Superviser les fournisseurs et prestataires Internet dans la maintenance du réseau local et du système Internet.
• Effectuer la maintenance générale des équipements TIC et former le personnel des bureaux MC sur les thématiques liées aux NTIC.
• Effectuer les travaux de maintenance régulière et les petites réparations de tous les équipements TIC pour l’ensemble des bureaux du Niger. Alerter lorsqu’il est nécessaire d’effectuer des grandes réparations ou remplacement des pièces du matériel IT qui couteraient beaucoup d’argent, et faire le monitoring des coûts de l’internet et d’autres coûts IT.
• Proposer des solutions économiques efficaces et plus adaptées au contexte du Niger au Coordinateur TIC.
• Assurer un maintien efficient et effectif du réseau local pour l’ensemble des bureaux de MC Niger.
• Contribuer activement dans le développement des nouveaux budgets des projets et du budget annuel de la mission, afin de s’assurer d’une prise en compte raisonnable et réaliste des besoins et coûts ICT (internet, équipements et matériels, logiciels, formations, etc.).
• Réviser et actualiser les spécifications techniques des équipements informatiques et de communication (HF/VHF, les téléphones Thuraya le cas échéant) en fonction de leur évolution et de leur compatibilité avec les besoins d’utilisation, et appuyer les équipes de Mercy Corps dans le choix des équipements et accessoires IT les plus adaptés à l’infrastructure IT de Mercy Corps, afin de faciliter le bon fonctionnement des équipements TIC à acheter et les applications utilisées par Mercy Corps.
• Sur demande/au besoin, aider à la création d’adresse e-mail pour tout nouveau staff et s’assurer de l’annulation/la désactivation des comptes et adresses e-mail des staff en fin de contrats.
• Apporter un appui technique à l’équipe admin/RH dans le cadre de la gestion du serveur e-mail de Mercy Corps. Ceci implique également d’appuyer les responsables des groupes de distribution dans le maintien à jour des listes de destinataires.
• En étroite coordination avec la logistique, faire l’inventaire de tous les actifs liés aux TIC (équipement IT, consommables), suivre e mouvement de tous les actifs, leurs utilisateurs, et de mettre la base de données systématiquement à jour.
• Maintenir à jour tous les documents et outils de suivi et de gestion des équipements informatiques, y compris les profils du système, et les garanties. S’assurer que le système de classement des documents informatiques obéit au système de classement/archivage de Mercy Corps et qu’il est bien suivi.
• Au besoin, identifier et former une personne au niveau de chaque bureau terrain qui pourra aider le reste de l’équipe dans la résolution des petits problèmes informatiques à l’absence du responsable TIC ou de l’Assistant TIC,
• Faire le suivi et assurer la gestion du contrat de l’internet, et contribuer activement dans l’évaluation technique/qualité et de la performance du service du fournisseur internet.
• Appuyer l’équipe des achats dans le processus de recrutement des fournisseurs Internet, du système solaire et dans l’achat des équipements IT— préparation des DA, des DAO et participation dans les séances d’évaluation des offres.
• Accomplir d’autres tâches à la demande des superviseurs technique et administratif.

ProSource

Assurer le rôle de VDA (Vendor Database Administrator) pour ProSource pour le Niger. Entant que tel, il a la charge de l’intégration et de la configuration des vendeurs/fournisseurs dans les systèmes ProSource (et potentiellement Navigator) en fonction des politiques existantes et des capacités et limitations du système ProSource. Il s’assurer que les normes de contrôle interne et de qualité des données sont respectées, en même temps qu’il facilite et applique correctement ces normes à partir des demandes d’entrée des fournisseurs soumises (soit en ligne dans Pro-Source, soit via le formulaire de demande d’informations sur les fournisseurs soumis par le service d’assistance de Mercy Corps).   Il assure la vérification des demandes des fournisseurs afin d’éviter les doublons et prendre en charge la saisie directe complète des données des fournisseurs en appui aux achats directs, ainsi que les données des fournisseurs à l’appui des activités d’approvisionnement (RFQs, appels d’offres standard et appels d’offres de grande valeur).   Il assure la liaison entre les fonctions d’approvisionnement et les opérations, ainsi que les fonctions financières associées, qui dépendent fortement de données de base précises et opportunes sur les fournisseurs. Ceci implique de :

• Saisir et assurer la qualité des données sur les fournisseurs, requises dans le système ProSource pour soutenir le processus d’approvisionnement, l’achat et le paiement des fournisseurs.
• Assurer que les contrôles autour de la saisie des données des fournisseurs sont conçus et fonctionnent efficacement.
• Se familiarisez rapidement avec les systèmes complexes et les procédures de données au cours de la phase de déploiement de ProSource au Niger.
• Faciliter l’identification des fournisseurs pour la conversion initiale des données, ainsi que la coordination et le traitement continus des demandes de configuration des fournisseurs via ProSource et le service global d’assistance de Mercy Corps (Jira)
• Comprendre et travailler dans des environnements programmatiques en évolution rapide, et prendre en charge différents types d’activités d’intégration des fournisseurs liées à la collecte, la saisie et la gestion des informations sur les fournisseurs dans le système ProSource.
• Respecter les normes de saisie des données et les contrôles internes des fournisseurs et les vulgariser auprès des équipes.
• Coordonner les communications avec les fournisseurs tout au long du processus de validation des fournisseurs
• Prendre en charge différents niveaux de capacités des fournisseurs, certains fournisseurs n’ayant pas d’accès à Internet/e-mail et d’autres ayant un accès Internet complet au « réseau de fournisseurs Ariba ».
• Utiliser de solides compétences analytiques pour évaluer plusieurs approches de systèmes et de processus, y compris la façon dont différents rôles peuvent soutenir de manière optimale la gestion des fournisseurs, la qualité des fournisseurs, l’entrée des fournisseurs et la conformité des fournisseurs.
• Assurer l’interface avec les directeurs/responsables financiers sur le terrain et au siège afin d’assurer la continuité des données dans l’ensemble du système ProSource et Global Finance (Navigator).

Apprentissage Organisationnel  

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

 Responsabilité de supervision : Le stagiaire ICT, lorsqu’il y en aura.

Rapporte directement à : ICT Coordinator Niger-Burkina Faso, basé à Niamey.
Travail directement avec : Les équipes des approvisionnements et de la finance et conformité, y compris tout le personnel des bureaux de Mercy Corps Niger.

Connaissances et qualifications :

• Avoir un diplôme Supérieur en Informatique (TIC)
• Maitriser les systèmes de gestion technique et pratique du matériel informatique, des logiciels, des systèmes réseaux y compris LAN, WAN etc…,
• Avoir au moins 4 années d’affilées d’expérience dans la gestion informatique y compris la maintenance, de préférence avec une ONG International,
• Maitrise avérée de la gestion d’internet, proxy, messagerie pop, paramètres TCPIP, etc. ainsi que la maitrise parfaite des systèmes comme : Windows Serveur 2003, Unix Oracle, SQL Développer, SQL plus, ainsi que le langage de programmation,
• Avoir une maitrise parfaite de la gestion de la sécurité informatique (gestion des accès physiques et logistiques, antivirus, anti spams, logiciel espions, ct…,
• Maitrise parfaite de l’outil informatique MS office et les logiciels de gestion de bases de données,
• Démontrer une attention particulière aux détails, capacité de suivre les procédures et politiques existantes sur l’utilisation des équipements de TIC, systèmes serveurs, emails et les meilleures pratiques
• Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel national et international
• La maitrise de communication (Orale &écrite) en français et anglais est obligatoire
• Une habilite prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision,

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Participer à maintenir une stricte confidentialité et faire preuve de discrétion par rapport à toute information sensible y compris les systèmes de sauvegardes (back-up),
• Adopter un comportement professionnel de manière à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire au Niger,

• Une bonne connaissance et culture en informatique et de solides compétences organisationnelles,
• Capacité à travailler simultanément sur plusieurs taches et respecter des échéances critiques,
• Volonté et capacité à travailler efficacement avec un large éventail de personnes,
• Grande capacité a travaillé en tant que membre d’une équipe et de coordination avec l’ensemble du personnel
• Haut niveau d’intégrité et d’honnêteté,
• Français et Anglais couramment parle et écrit

Apprentissage continu

À l’appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l’équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d’apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et / ou professionnels.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu’individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu’aujourd’hui.

Egalité des chances pour l’emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l’égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse des membres de l’équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC. Nous ne tolérerons pas l’abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, l’abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.