Senior Operations Associate, GS-7/FT, Tulear, Madagascar#118360

L’UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.  Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un Espoir

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que l’Organisation entreprend dans le cadre de ses programmes, de son plaidoyer et de ses opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit en actions cet engagement en faveur des droits de l’enfant. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, partialité ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant n’a pas les mêmes chances dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’en investissant dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en s’attaquant aux inégalités – on donne non seulement à un plus grand nombre d’enfants la possibilité de réaliser leur plein potentiel, mais on favorise également la croissance soutenue et la stabilité des pays. C’est la raison pour laquelle l’accent mis sur l’équité est si vital. Elle accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, ce qui constitue le mandat universel de l’UNICEF, comme le souligne la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

 

Contexte organisationnel du poste:

L’un des principaux succès du bureau de pays de Madagascar est sa présence sur le terrain, comme clairement indiqué dans l’évaluation du programme de pays actuel. Le bureau souhaite s’appuyer sur cela pour renforcer et formaliser sa présence sur le terrain en créant 4 postes d’Associé(e) principal(e) aux operations. Sous la supervision directe du Chef de bureau de terrain, les titulaires du poste fourniront un soutien opérationnel, budgétaire et en Approche harmonisée des transferts d’espèces (HACT) à un ou plusieurs bureaux de terrain (selon la taille). Ainsi, les Associés principaux aux operations, en dehors du support opérationnel des bureaux extérieurs, se concentreront sur le suivi du programme Finance.

 

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Principales tâches et responsabilités :

 

1. Prestation des services d’appui administratif des bureaux de terrain en temps opportun et de manière efficace

Toutes les transactions administratives et les accords de contrats satisfont les exigences stipulées et sont conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables. 

• Interprétation et application appropriées et cohérentes de la politique et des procédures administratives mises en œuvre en temps opportun pour soutenir les opérations au niveau des bureaux de terrain.
• Fournit une contribution pratique sur la mise en œuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le Chef de bureau de terrain et le personnel des opérations.
• Soutient le superviseur et le chef du bureau, et informe le personnel des politiques administratives, des procédures, des règles et de la réglementation. Met en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles, règlements, politiques et procédures administratifs. Informe et aide le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base.

 

Prestation de services de soutien opérationnel en temps opportun et de manière efficace garantissant que les dispositions de sécurité sont bien établies pour une sécurité et une sûreté améliorées.

• Organiser les déplacements sur le terrain et proceder au TA (Travel Authorization) du personnel, des consultants, des experts et des VNU :

– Suivre le plan de déplacement et les TA du personnel en collaboration avec les assistants des sections

– Finaliser les TA dans le système Vision (PR05 – ZPOST Trip).

– Envoyer les références de paiement (“payables”) aux finances pour le paiement des per diem

– Etablir les bons de commande manuels pour l’émission de billet aux voyageurs

– Assurer le suivi de la cloture de TA et apporter des modifications dans le cas de changement de date ou d’itinéraire.

 

• Appui dans l’organisation d’événements (ateliers/ conference /restauration) et logistique en régions (location de voitures)

– Demander des proforma aux prestataires des régions (traiteurs, hôtels/ restaurants, loueurs de voitures) et comparer les offres reçues afin d’émettre les bons de commande/Low Value Purchase Order(LVPO)/Purchase Order(PO) associés dans le système Vision

– Assurer le suivi des factures et paiements correspondants

– Demander la création de “vendor” pour les nouveaux prestataires

– En collaboration avec les Programme Officer Terrain, organiser la logistique et le transport du personnel en mission dans les regions.

 

Assurer de manière efficace la gestion et la maintenance des fournitures administratives, des materiels du bureau, des vehicules et autres biens

• Appui dans la gestion des équipements bureautiques :

– Réaliser un inventaire régulier des équipements et matériels détenus par le personnel sur le terrain et maintenir une liste à jour afin de faciliter l’exercice de clôture annuelle

– Effectuer les expéditions de matériels et équipements au personnel de la region

 

• Coordonner les réparations et l’entretien des locaux dans les sous-bureaux :

– Assurer le suivi des réparations et de l’entretien des bureaux dans les sous-bureaux

– Assurer la liaison avec le personnel dans les régions sur leurs besoins de bureau

– Demander un proforma aupres des fournisseurs et émettre la petite caisse/PO/LPVO sur les services/achats associés

– Assurer le suivi des factures et paiements correspondants.

 

2. Appui aux services financiers des bureaux de terrain

• Traitement des factures des bureaux de terrain. Responsable de la collecte des factures du bureau sur le terrain et du classement des documents pour approbation et, par la suite, transfert au bureau national pour le traitement sur Vision
• Traiter les demandes liées au cout frais de fonctionnement des bureaux de terrain
• Répondre aux transactions des clients du bureau de terrain et à d’autres demandes de renseignements.
• Soumettre les rapports financiers périodiques à la direction.

 

3. Fournir un soutien opportun à toutes les étapes de la gestion des fonds des bureaux de terrain (planification, mise en œuvre, suivi et rapport)

• Appui au controle financier du bureau de terrain. Vérifiez que les demandes disposent des pièces justificatives nécessaires, généralement le document original, la validité des fonds, et qu’elles sont certifiées par le personnel responsable et sont codées correctement. Classer régulièrement les transactions et les pièces justificatives connexes et partager des copies avec les sections concernées au besoin
• Traiter les révisions budgétaires des projets d’accord de cooperation de programme (PCA)
• Examine et prend en charge la clôture des éléments financiers ouverts (open items) liés au bureau de terrain
• Fournir des informations pertinentes pour la réponse aux audits.

 

4. Appui dans la gestion du budget des bureaux de terrain

• Préparer et tenir à jour le plan et le budget des opérations du bureau de terrain ainsi que les rapports de situation financière
• Surveiller et conseiller les responsables de budget sur l’état financier des projets et les dépassements potentiels et recommander des possibilités de réaffectation pour assurer l’utilisation optimale des fonds disponibles
• Garder une trace des subventions du bureau de terrain et de leurs utilisations, recommander un changement de source de financement si necessaire
• Assurer le suivi des demandes et des engagements des bureaux de terrain et recommander leur clôture si necessaire.

 

5. Faciliter la mise en œuvre et le suivi efficaces des activités HACT des bureaux de terrain. Assurer la formation et le développement de capacité de partenaires ; expliquer directement au Programme Officer Terrain les préoccupations pour clarifier la situation

• Apporter des appuis aux activités HACT du bureau de terrain. Vérifier les détails des documents joints dans ZHACT et recommander le traitement des paiements ou la liquidation
• Assurer la mise en œuvre du plan d’assurance annuelle du bureau de terrain
• Participer aux missions de contrôle ponctuel des bureaux de terrain
• Examens des rapports de contrôle ponctuel, d’audits et de micro-évaluations et suivi de la mise en œuvre des recommandations liées au bureau de terrain
• Assurer le suivi en temps opportun des constatations et des résultats des contrôles ponctuels et des audits
• Rapport sur les “Direct Cash Transfert” (DCT) en souffrance et suivi de leurs liquidations
• Améliorer les capacités des partenaires de mise en œuvre dans les processus HACT et autres processus de l’UNICEF

 

6. Coordination et collaboration avec les partenaires

• Soutenir des relations de travail efficaces avec d’autres agences, autorités locales et partenaires de mise en œuvre relative aux questions administratives a travers l’échange d’informations, la collaboration et l’harmonisation.
• Coopérer avec d’autres agences des Nations Unies homologues dans les initiatives de réforme des Nations Unies (y compris l’agenda des services et locaux communs, etc.).

 

IMPACT DES RESULTATS 

• Fournir des services de soutien administratif efficaces et rentables aux bureaux de terrain en apportant des conseils et un soutien au groupe des opérations a travers les tâches administratives.
• S’assurer que les operations et services administratifs fournis par le bureau de terrain sont conformes à la politique, aux procédures, aux règles et aux règlements administratifs de l’organisation.
• Fournir un appui financier
• Appuyer dans la gestion budgetaire
• Apporter un support dans la gestion DCT et aux activités HACT

 

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :

• Diplome de fin d’etudes secondaires requis. Un diplome d’etudes superieures en administration, finance, ou dans tout autre domaine connexe est un atout.
• 7 ans d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion de bureau, l’administration, les finances, la comptabilite, les TIC, les ressources humaines, l’approvisionnement ou tout autre fonction pertinente.
• Une expérience de travail dans un pays en développement et/ou une familiarite avec les situations d’urgence est un atout.
• La maîtrise de Français est nécessaire. La connaissance de l’anglais est un atout.
• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’une carte de résident à Madagascar.

 

Pour chaque Enfant, vous devez démontrer…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir : 

• Attention
• Respect
• Integrité
• Confiance
• Responsabilité

 

Les compétences de base :

• Faire prevue de conscience de soi et d’ethique (1)
• Travailler en collaboration avec les autres (1)
• Etablir et entretenir des partenariats (1)
• Innover et accepter les changements (1)
• Reflechir et agir de manière (1)
• S’efforcer d’obtenir des résultats significatifs (1)
• Gérer l’ambiguité et la complexité (1)

 

Voir notre cadre de compétences sur: http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

 

Comment postuler ?

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en cliquant sur le bouton ‘’Apply’’ en haut ou en bas et d’y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, un CV détaillé et une copie du diplôme le plus élevé**. 

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (19 Decembre 2021) ne sera pas considéré.

Remarque :

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de selection.
Si vous avez besoin d’aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail : hrantananarivo@unicef.org

Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site  Vacancies jobs-near-me.org UNICEF Careers et nos grilles salariales dans le lien : https://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salaries/madaga.htm

 

**Voir la liste des établissements accrédités sur le lien : www.whed.net 

 

*Veuillez indiquer pour quel lieu d’affectation vous postulez dans votre lettre de motivation. Priere de mentioner l’ordre de preference si vous postulez pour plus d’un lieu d’affectation.

 

L’UNICEF s’engage au respect de la diversité et à l’inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une rigoureuse vérification de références et d’antécédents.